Effizientes Raummanagement
Lösungen für die moderne Arbeitswelt
Für viele Unternehmen erweist sich eine unprofessionelle oder gar manuelle Raumverwaltung als Kostentreiber und Zeitfresser, der die Einführung moderner Arbeitsformen erschwert. Der Markt bietet Lösungen, die diesen Missstand beheben und Möglichkeiten für die Arbeitswelt der Zukunft eröffnen sollen.
Fest steht: Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt von Grund auf. Manche Vorstellungen stürmen dabei in Richtung vollkommen zeit- und ortsunabhängiger Arbeitsweisen. Andere suchen einen überbrückenden Kompromiss, und nicht wenige warten ab, was sich an Lösungen durchsetzen wird. Dabei werden oft all die kleinen und größeren Innovationen vergessen, die für einzelne Prozesse kontinuierlich effizientere und effektivere Lösungen bereitstellen. Zudem kann die flexibilisierte Vielfalt nicht darüber hinwegtäuschen, dass viele Aufgaben nur in Teams oder im Austausch mit Kolleginnen und Kollegen zu bewältigen sind. Die Studie „Arbeitsplatz der Zukunft“ des IDG Research Services bietet dazu differenzierte Einblicke in eine Arbeitswelt der Zukunft, die es bereits heute vorzubereiten gilt. Die Arbeitswelt als räumliche Dimension verstanden, dürfte für den sichtbaren Umbruch durch die Digitalisierung stehen. Zwar stellen sich auch hier die Veränderungen nur zögerlich ein, aber immerhin. Der fix zugeteilte Arbeitsplatz hat zunehmend ausgedient. Wer in modernen Grossraumbüros einen Arbeitsplatz benötigt, sucht sich einen freien Platz. So einfach sich das anhört, so anspruchsvoll sind die organisatorischen Herausforderungen. Gerade weil Arbeitnehmer kommen und gehen, sind die Gelegenheiten umso bedeutsamer, sich zu treffen, auszutauschen und abzustimmen. Die kürzeste und ergiebigste Form der Kommunikation wird auch künftig die Mensch-zu-Mensch-Interaktion sein. Darum wird der Stellenwert für geeignete und gut organisierte Begegnungsorte in Zukunft nicht etwa schrumpfen, sondern weiter anwachsen. Zudem werden vermehrt dynamische Raumlösungen gefordert sein, die sich bezüglich ihrer Grösse nach dem Bedarf richten. Wer die Flexibilität hat, aus grossen Sitzungszimmern kleinere Besprechungsräume zu machen, wird künftig im Vorteil sein.
Traditionelle Systeme haben ausgedient
Das A und O einer funktionierenden Raumverwaltung ist das System dahinter. Der Markt bietet bereits verschiedene Raumbelegungs- beziehungsweise Raumbuchungssysteme. Alle haben je nach Organisation, IT-Infrastruktur, Raumverhältnissen und weiteren Apekten ihre Stärken und Schwächen. Dennoch sind sie der traditionellen Methode überlegen, die die Suche nach einem freien Sitzungsraum oft zu einem Abenteuer macht. Fakt ist: Die traditionelle Raumreservationsmethode hat ausgedient. Den vormals handschriftlichen Zettel durch einen Print zu ersetzen, ist allerdings auch nur eine Variante davon. Wünschenswert ist hingegen eine digitale Anzeige, die sowohl die momentane Belegung als auch die folgenden Reservierungen übersichtlich anzeigt. Und wer bereits davorsteht, sollte gleich die eigene Reservierung eintragen oder dies online vom Arbeitsplatz aus erledigen können.
Ghostmeetings sind ärgerlich und kostenintensiv
Es kann hilfreich sein, bei digitalen Workplace-Lösungen den ersten Blick nicht zu sehr auf die Technik zu verengen, sondern auf die Lösung zu richten, die für die eigene Organisation nutzbringend wäre. Was beispielsweise kein noch so ausgeklügeltes digitales Raumbuchungssystem auszugleichen vermag, ist der Faktor Mensch. Das zeigt sich kaum deutlicher an belegten Räumen, die nicht reserviert wurden oder umgekehrt, an reservierten Räumen, die ungenutzt blockiert werden – für sogenannte Ghostmeetings. Das Problem ist dabei hausgemacht: In den meisten Unternehmen ist die Anzahl der Räume beschränkt. Deshalb lassen sich viele Mitarbeitende dazu verleiten, Räume weit im Voraus schon mal zu reservieren. Fällt dann das Meeting oder die Präsentation aus, denken sie selten daran, den reservierten Raum wieder freizugeben. Solche Ghostmeetings sind ein verbreitetes, ärgerliches und kostenintensives Problem. Mit dem technischen Fortschritt ist das Verhindern von Ghostmeetings mittlerweile weniger eine Frage der Machbarkeit, als vielmehr der angebotenen Lösungen. Es versteht sich von selbst, dass die Angebote umso spärlicher sind, je avantgardistischer die Ansprüche sind. Sinnvoll ist stattdessen ein Meetingraumsensor, der die genannten Display-Lösungen ergänzt und die Nutzung von Räumen deutlich optimieren kann.
Der Faktor Mensch
Was der Sensor im Sitzungs- oder Konferenzraum leistet, ist mehr als nur ein Ausgleich zum Faktor Mensch. In erster Linie handelt es sich um einen Bewegungssensor, der innerhalb des Raumes misst, ob er genutzt wird oder nicht. Wird ein Raum nicht genutzt, obwohl er laut Buchung reserviert ist, übersteuert das System die Reservierung und gibt den Raum zur Neubelegung frei. So können Mitarbeiter sowohl am Display vor dem Sitzungsraum als auch online an ihrem Arbeitsplatz die Raumbelegung neu erfassen. Zudem liefert das System ausführliche Daten über die Anzahl und Dauer der Raumreservierungen und stellt damit auswertbare Informationen über die produktive und unproduktive Raumnutzung bereit. Ein leistungsstarker Sensor ermöglicht es zudem, Raumtemperatur und -feuchtigkeit sowie die Lichtverhältnisse zu messen.
Ausblick als Strategie
Ein Beispiel, wie weit Raumverwaltung 4.0 schon entwickelt ist, zeigt das amerikanische Unternehmen WeWork, das gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche bereitstellt. Auch in Europa wird das Konzept der geteilten Arbeitsplätze Fuß fassen. Die Vorzüge sind bestechend, setzen aber eine durchdachte Organisation voraus. Damit dies gelingt, muss die Nutzung des einzelnen Arbeitsplatzes gemessen werden, was eine Herausforderung darstellt. Eine naheliegende Lösung bieten auch hierbei Sensoren, die laufend die belegten und freien Arbeitsplätze messen. Der Markt und vor allem die arbeitsplatzsuchenden Mitarbeitenden warten auf derartige Lösungen, die in den kommenden Monaten auf den Markt kommen werden. Wer eine Vorstellung davon hat, was seine eigene Organisation von anderen abhebt und schlagkräftiger macht, der muss nicht auf den modernen Arbeitsplatz warten – er gestaltet ihn aktiv mit.
Roger Meier ist CEO von Roomz, Thomas Freiherr ist Sales Manager bei Roomz
- Lösungen für die moderne Arbeitswelt
- Aus der Praxis: Wenn schon digital, dann richtig
Lesen Sie mehr zum Thema
