Hybride Arbeitswelt
Meetingraum-Systeme as a Service
Die in der Pandemie oft vernachlässigten Meetingräume erleben gerade eine Renaissance. Doch sie müssen den wachsenden Ansprüchen der Mitarbeitenden technisch gerecht werden. Ein Meetingraum-Systeme as a Service-Modell kann die Modernisierung und Instandhaltung der Hardware erleichtern.
Lange waren Meetingräume in Firmen wenig frequentiert, oft sogar verwaist. Im Zuge der Corona-Pandemie verlagerten viele Unternehmen ihre Aktivitäten ins Homeoffice, wodurch Büroflächen und insbesondere Besprechungsräume nur noch sporadisch genutzt wurden. Investitionen in deren technische Ausstattung blieben häufig aus, da der Fokus auf digitalen Kollaborationsplattformen lag. Nun, da immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeitenden zurück ins Büro holen, gewinnen Besprechungsräume wieder an Bedeutung.
Mit der Rückkehr ins Büro steigen die Ansprüche der Mitarbeitenden an die technische Infrastruktur. Die Erfahrungen aus dem Homeoffice haben bei vielen das Bewusstsein für effiziente Möglichkeiten der Zusammenarbeit geschärft. Moderne Besprechungsräume müssen heute weit mehr bieten als einen Tisch und einen Beamer. Sie sollen eine nahtlose Verbindung zwischen Präsenz- und Fernteilnehmenden ermöglichen, flexibel nutzbar sein und vor allen Dingen zuverlässig funktionieren. Vor diesem Hintergrund rückt das Modell Meetingraum-Systeme as a Service zunehmend in den Fokus von Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden eine zeitgemäße Arbeitsumgebung bieten wollen.
Passende Ausstattung unkompliziert beschafft
Meetingraum-Systeme as a Service ist ein Modell, bei dem Unternehmen die benötigte Hardware für ihre Meetingräume – wie Bildschirme, Lautsprecher, Mikrofone und Kameras – entweder kaufen oder leasen können. Die Möglichkeit durch Leasing von einem Capex- in ein Opex-Konzept zu wechseln schafft mehr Flexibilität und finanzielle Planbarkeit für die Unternehmen. Statt oft hohe Anfangsinvestitionen aufbringen zu müssen, zahlen sie eine feste monatliche Rate an einen qualifizierten Dienstleister, mit der alle Kosten gedeckt sind.
Gepaart werden die Beschaffung und Bereitstellung der Hardware mit einem umfassenden Service. Der fängt schon vor der Beschaffung an. Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, aus einer Vielzahl von Anbietern und Produkten die passende Hardware auszuwählen. Ein herstellerunabhängiger Dienstleister unterstützt bei der individuellen Zusammenstellung der technischen Komponenten. Dabei wird auf die spezifischen Anforderungen jedes einzelnen Raumes eingegangen – beispielsweise hinsichtlich Raumgröße, Akustik oder gewünschter Nutzungsszenarien. Das Ergebnis ist eine auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnittene Lösung.
Nach der Auswahl der Devices übernehmen spezialisierte Techniker-Teams des Dienstleisters deren Installation, Verkabelung und Testung sowie die Implementierung von Software. Dabei dokumentieren die Techniker jedes Gerät, jedes Kabel, jede Verbindung, jede Implementierung schriftlich und mit Fotos. Das erleichtert die spätere Wartung und gegebenenfalls Fehlerbehebung.
Meetingraum als optische Visitenkarte
Ein Meetingraum ist die optische und technische Visitenkarte eines Unternehmens. Daher muss er vor allem eines – reibungslos funktionieren. Im Meetingraum-Systeme as a Service-Modell überprüfen Techniker in festgelegten Intervallen die Funktion aller Geräte, führen notwendige Updates durch und sorgen dafür, dass die Technik stets einsatzbereit ist. Sollte es dennoch zu einem Defekt kommen, steht den Nutzern ein Help Desk zur Verfügung. Gleiches gilt für den Fall, dass ein Mitarbeiter bei der Inbetriebnahme des Meetingraums Probleme hat. Zum Beispiel, weil er nicht mit dem System vertraut ist, oder ein Kollege die Verkabelung oder Einstellungen geändert hat. In diesen Fällen kann der Nutzer beispielsweise über einen QR-Code in jedem Meetingraum den Help Desk telefonisch kontaktieren. Gibt es ausführliche Informationen und Dokumentationen zur Technik im jeweiligen Besprechungsraum kann der Help Desk-Mitarbeiter den User durch das System führen und ihn so befähigen, die Technik im Meetingraum effektiv und sicher zu benutzen. Anwendungsfehler oder Defekte können in vielen Fällen schnell analysiert und der Nutzer durch die Behebung des Defekts geführt werden. Lässt sich das Problem nicht sofort beheben, kann der betroffene Raum vorübergehend gesperrt und im Rahmen des nächsten Wartungstermins oder durch einen kurzfristigen Einsatz des Technikerteams repariert werden.
Gerade für Unternehmen mit Standorten im Ausland ist die Instandhaltung der Technik in Meetingräumen schwierig. Nicht immer verfügt die Niederlassung über ein eigenes IT-Team. Unterschiedliche technische Standards erschweren die Zusammenarbeit. Ein international aufgestellter Dienstleister kann eine weltweit einheitliche technische Infrastruktur und einen einheitlichen Service ermöglichen.
Gleichzeitig werden interne Prozesse verschlankt. Durch die Auslagerung von Beschaffung, Installation, Wartung und Support an einen Dienstleister werden interne Ressourcen entlastet und der administrative Aufwand gesenkt.
In einer Zeit, in der Zusammenarbeit und Kommunikation verstärkt zu Erfolgsfaktoren werden, kann Meetingraum-Systeme as a Service ein Baustein für nachhaltigen Unternehmenserfolg sein.
Thomas Kühlewein ist Geschäftsführer der Insight Technology Solutions
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