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Mit UC die Produktivität effizient steigern
Unified-Communications (UC) hat sich als Begriff am Markt etabliert. Eine exakte Definition gibt es allerdings noch nicht.
Klar ist, dass Unified-Communications kein festes Produkt bezeichnet, sondern ein Überbegriff für ein System ist, das verschiedene Kommunikationsmittel und Wege zusammenführt. Daher haben Anbieter und Anwender teilweise sehr unterschiedliche Auffassungen darüber, was mit UC gemeint ist. Einige sehen bereits eine Telefonanlage mit Messaging-Funktionalitäten als UC-Lösung. Für andere dagegen sind das Vorhandensein von Präsenzinformationen, die Einbindung von Mobilgeräten wie Smartphones und Tablets und die Möglichkeit von Videokonferenzen zwingende Funktionen, um von einer UC-Lösung zu sprechen.
UC-Lösungen kombinieren einzelne Module wie Verfügbarkeits- und Präsenzinformationen, die Nutzung von Sprach- und Videokommunikation (Medienintegration), die direkte und gemeinsame Bearbeitung oder Nutzung von Dokumenten, Präsentationen und Applikationen (Kollaboration) sowie die Integration in bestehende Systeme der prozessabhängigen Bearbeitung, wie CRM- und ERP-Systeme. Im zuletzt genannten Szenario unterstützt UC die Erfassung aller relevanten Kommunikationsdaten und Inhalte durch eine nahtlose Anbindung an diese Verwaltungssysteme.
So schwer es ist, Unified-Communications einheitlich zu definieren, so schwer ist es auch, die Meinung zu widerlegen, UC lohne sich nur für große und global ausgerichtete Unternehmen. Da sich aber mit einer Bündelung von Modulen auf einer Plattform kosteneffiziente Kommunikationslösungen implementieren lassen, die die Produktivität erheblich verbessern, können alle Unternehmen von UC-Lösungen profitieren.
Richtig ist allerdings, dass die Einführung einer UC-Lösung umfangreich sein kann. Das hängt wesentlich von den Unternehmensstrukturen und -prozessen, aber auch von der Kommunikationskultur im Unternehmen ab. Ziel von UC ist, die Kommunikation zu verbessern, indem Abläufe beschleunigt werden. Doch die beste Lösung bringt nur wenig, wenn die vorhandenen Funktionen von den Mitarbeitern nicht angenommen werden, sei es aus mangelndem Wissen um die Verfügbarkeit oder wegen zu komplexer Bedienung.
Deshalb ist es wichtig, dass bereits bei der Planung nicht nur die IT-Abteilung eingebunden ist. Um die Einführung einer UC-Lösung möglichst reibungslos umzusetzen, sollten bereits im Vorfeld sämtliche Abteilungen und deren Prozesse analysiert werden. Dabei müssen interne Prozessstrukturen berücksichtigt und verstanden werden sowie die Anforderungen des Unternehmens genau definiert und festgelegt werden. So kann nicht nur aus technologischer Sicht die bestmögliche Integration einer UC-Lösung gewährleistet, sondern insbesondere auch die Akzeptanz der Mitarbeiter erreicht werden.
- Mit UC die Produktivität effizient steigern
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