Digital Workplace

UC aus der Cloud

26. September 2022, 9:50 Uhr | Autor: Joseph Walsh / Redaktion: Sabine Narloch

Kommunikations- und Kollaborationstools sind die technische Basis, die mittlerweile viele Workflows am Laufen hält – vor allem in hybrid arbeitenden Unternehmen. Welchen Bedarf dabei Unified Communications as a Service (UCaaS)-Abgebote abdecken.

Bei UCaaS handelt es sich um breit aufgestellte Kommunikations-lösungen, die unter anderem Telefonie, Videokonferenzen und Chat-Funktionen bündeln. Ihr großer Vorteil: Da UCaaS in der Cloud gehostet wird, kann von jedem Gerät aus auf die Lösung zugegriffen werden – mit dem Smartphone, dem Notebook im Homeoffice oder am Rechner im Büro. Eine eigene Server-Infrastruktur vor Ort ist in diesem Szenario nicht erforderlich, der zeitliche Aufwand für die Implementierung in die eigene IT-Umgebung entfällt. Zudem können IT-Verantwortliche die UCaaS-Infrastruktur zentral über eine Konsole managen.

Funktionen in einer Konsole komprimiert

Derzeit nutzt hingegen noch fast die Hälfte aller Unternehmen drei oder mehr UC-Anwendungen. Das setzt einen höheren Verwaltungsaufwand voraus und steigert somit gegebenenfalls auch die Arbeitsbelastung des IT-Teams. Eine entsprechend aufgestellte UCaaS-Plattform verknüpft die Verwaltung von Benutzerrollen, Analysedaten, Berichten, Lizenzen und Konfigurationen hingegen in einer zentralen Konsole. Davon können im Idealfall nicht nur die IT-Abteilungen, sondern auch die Nutzer profitieren, da sie nur eine Plattform erlernen, betreiben und verwalten müssen.

Drei Kanäle sollten die UCaaS-Lösungen dabei dringend beinhalten: Telefonie, Video-/Audio-Meetings und Messaging. Manche Lösungen ermöglichen zudem die Integration von Contact-Center-Funktionen zur Automatisierung von Prozessen und Analysen rund um ein- und ausgehende Kundenanrufe, Chat- und Social-Media-Interaktionen.

Schulungen einplanen

Gartner zufolge müssen Unternehmen ihre Digitalisierungsziele im Schnitt fünf Jahre früher erreichen, um eine verteilte Belegschaft unterstützen zu können. Viele Mitarbeiter erleben die Einführung neuer Anwendungen und Abläufe jedoch als „Kulturschock“. Dementsprechend sollte die UCaaS-Lösung, für die sich ein Unternehmen entscheidet, ein nahtloses Nutzungserlebnis (UX) bieten, das schnell angenommen wird. Idealerweise bleibt der Einarbeitungsaufwand überschaubar. Dennoch sollten die Mitarbeiter möglichst sicher mit der Lösung umgehen können, um das Potenzial des jeweiligen Tools voll ausschöpfen zu können. Unternehmen sollten daher vorbereitende Schulungen und Sitzungen speziell für das Onboarding mit dem Anbieter ihrer Wahl organisieren. IT-Verantwortliche können über das Datenanalyse-Dashboard der UCaaS-Konsole außerdem überblicken, wie gut die Kollegen die neue Lösung annehmen. Einige Mitarbeiter benötigen möglicherweise mehr Anleitung als andere. Es gilt daher sicherzustellen, die Angestellten Schritt für Schritt in die Lösung einzuführen.