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Outtasking wird zum Erfolgsfaktor

26. April 2012, 15:33 Uhr | Tillmann Braun freier Fachjournalist, Stuttgart

Fortsetzung des Artikels von Teil 3

Verträge für Sicherheit, KPIs für messbaren Erfolg

Nach Möglichkeit sollten Outtasking-Leistungen über einen Rahmenvertrag mit Themen- und Output-orientierten Einzelverträgen abgewickelt werden. Bei der Ausgestaltung der Verträge müssen beide Seiten sicherstellen, dass die einzelnen Dienstleistungen im Detail festgehalten sind.

Zudem empfiehlt sich eine eindeutige Definition der Schnittstellen sowie die Überprüfung der Dokumentenlage für Prozesse, Systeme, Service-Level-Agreements und Operational-Level-Agreements. Sofern Abhängigkeiten von dritten Parteien wie etwa Lieferanten bestehen, sollte beispielsweise im Vorfeld geklärt sein, wer die Verantwortung für den reibungslosen Ablauf trägt. Gleiches gilt für den Rückgabeprozess.

Die meisten Verträge laufen über 36 bis 60 Monate, denen häufig eine drei- bis sechsmonatige Übergabephase vorausgeht. Dadurch ist das Unternehmen ausreichend abgesichert, vor allem ohne wichtige unternehmerische Flexibilität zu verlieren.

Durch festgelegte Leistungskennzahlen (KPI), die jederzeit genau gemessen werden können, lässt sich der Erfolg des Outtaskings aber nicht erst zum Vertragsende überprüfen. Im Gegensatz zum klassischen Outsourcing kann das Unternehmen so schnell erkennen, ob der Dienstleister die festgelegten Leistungen auch tatsächlich erbringt. Ist dies nicht der Fall, kann das Unternehmen umgehend handeln. Aus der Sicht des Dienstleisters bedeutet das: Liefert er die vertraglich festgehaltenen Leistungen nicht entsprechend den Vorgaben, verliert er unter Umständen den Auftrag.

Der mitunter große Druck, der auf der IT-Abteilung lastet, wird somit teilweise vom Dienstleistungsunternehmen abge-federt. Dadurch wird nicht selten auch das Betriebsklima beim Auftraggeber merklich entspannter. Es sind also nicht nur die harten Fakten, die für Outtasking sprechen.