Grenze zwischen Papier und digitalem Dokument verschwindet
Scanshare: Schriftstücke smart digitalisieren
In vielen Unternehmen laufen Routineprozesse wie die Rechnungsstellung mittlerweile fast vollständig digital ab. Lediglich Ausnahmen wie etwa Eingangsrechnungen auf Papier sorgen weiterhin für lästige Medienbrüche. Die Softwarelösung Scanshare, die Samsung nun als Option für seine kompatiblen Multifunktionssysteme zur Verfügung stellt, schließt diese Lücke zwischen Papier und digitalem Dokument schnell und einfach.
Dadurch können Mitarbeiter Rechnungen oder Vertragsdokumente auf Papier effizient aus der analogen in die digitale Welt bringen. Die Software "Scanshare Essentials" kann eingescannte Dokumente in bearbeitbare Formate wie Word und Excel oder durchsuchbare PDF-, TIFF- sowie JPG-Dateien umwandeln. Mitarbeiter können Scans mit einem Klick per E-Mail einem Empfänger zustellen oder dort ablegen, wo sie im nächsten Arbeitsschritt benötigt werden. Das kann auf einem Server, einem Cloud-Speicher, in Evernote, einem CRM- oder ERP-System sein. Dadurch ist das Risiko, dass sensible Informationen in die falschen Hände geraten, gering und Mitarbeiter können papierbasierte Dokumente direkt digital weiterbearbeiten.
Gleichzeitig kann die Software bestimmte Informationen – etwa die Kundenanschrift – aus definierten Zonen des Dokuments extrahieren und sie im CRM-System oder an anderen benötigten Stellen digital zur Verfügung stellen. Scanshare erkennt Metadaten wie etwa eine Rechnungsnummer und schafft die Voraussetzung, dass das eingescannte Dokument im Warenwirtschaftssystem automatisch der richtigen Rechnungsstelle zugeordnet werden kann.
Auch Barcodes können zum Sortieren von großen Dokumentenmengen genutzt werden. Technische Basis für Scanshare ist die Web-Entwicklungsumgebung XOA (eXtensible Open Architecture). Über den XOA Scan-Client ist die Administration ganz einfach und kann von der IT-Abteilung zentral für alle Multifunktionsdrucker (MFPs) vorgenommen werden.
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