Datenschutz
Sichere Kommunikation ist Chefsache
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Sichere und effiziente Collaboration
Neben dem richtigen Umgang mit Endgeräten sorgen aus technischer Sicht sichere Enterprise-Collaboration- oder -Filesharing-Lösungen für eine hohe Sicherheit. Sie ermöglichen den Austausch im Team und mit externen Mitarbeitern. Die Lösung synchronisiert Daten sicher auf allen Endgeräten. Das erspart das tatsächliche Versenden sensibler Inhalte, weil nur Links übermittelt werden – die Dokumente selbst verbleiben auf dem Server.
Bei der Auswahl eines passenden Systems gilt es, einige Punkte zu beachten. An vorderster Stelle steht der Aspekt Sicherheit, gefolgt von Einfachheit und Compliance. Schließlich nutzen Mitarbeiter ein System erfahrungsgemäß nur dann konsequent, wenn es keinen Mehraufwand verursacht. Die Software sollte unkompliziert im Alltag zu bedienen und mit den gängigen Betriebssystemen kompatibel sein.
Das zentrale Merkmal einer sicheren Collaboration-Lösung ist eine durchdachte Berechtigungsabstufung. Sie regelt, wer Lesezugriff, die Erlaubnis zum Bearbeiten von Inhalten oder die Berechtigung zur Ernennung eines neuen Zugriffsberechtigten erhält. So ist es möglich, Ordner mit Nutzern auf nachvollziehbare Weise zu teilen. Diese Ordner oder Links lassen sich per Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen. Dazu wird dem Berechtigten eine SMS-PIN über das Handy verschickt.
Zudem sollte die Möglichkeit zur Versionierung gegeben sein. So können alle Beteiligten nachvollziehen, welcher Stand eines Dokuments aktuell ist und welchen Weg es genommen hat. Aus Compliance-Gründen ist es oftmals erforderlich, den genauen Veränderungsprozess von Dokumenten zu rekonstruieren. Das ist zum Beispiel der Fall bei Vertragswerken und Ausschreibungen. Welcher Nutzer hat die Daten verändert, wer hat welche Dokumente an welchen Adressaten verschickt? Diese Fragen können später von zentraler Bedeutung sein. Im Idealfall kann der Nutzer einfach Gruppen zusammenstellen, an die er eine Datei übermitteln möchte. Moderne Unternehmenslösungen gleichen die Berechtigungen automatisch mit den Unternehmensregeln ab.
Wichtig ist es zudem, sensible Daten komplett abzuschirmen – sowohl vor der hauseigenen IT und dem Administrator als auch dem Betreiber der meist cloudbasierten Lösung. Gerade sensible Sachverhalte wie Jahresabschlüsse, Übernahmen oder Umstrukturierungen müssen einem engen Kreis von Mitarbeitern vorbehalten sein. Diese Anforderung lässt sich auf technischer Ebene unter anderem durch eine konsequente Abschirmung erfüllen.
Welche Lösung passt zum Unternehmen?
Collaboration-Lösungen sind in der Cloud oder On-Premise einsetzbar. Bei der reinen Cloud-Variante lagern sowohl die Daten selbst als auch die Anwendung im Rechenzentrum eines Providers. Das Land und die Herkunft des Anbieters sind hier bei der Datenspeicherung besonders wichtig, um die Einhaltung der lokalen Datenschutzgesetzgebung zu gewährleisten. Anders sieht es bei der On-Premise-Variante aus. Dort bleiben die Daten im eigenen Rechenzentrum und versorgen die Devices. Insbesondere Unternehmen mit sehr strengen Sicherheitsvorgaben bevorzugen eine solche Architektur. Dafür muss das Firmen-Datacenter nicht nur absolut sicher gestaltet sein, sondern es ist auch eigenes Know-how nötig, um den vielfältigen Sicherheitsbedrohungen begegnen zu können.
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- Sich der Verantwortung annehmen
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