E-Mail-Verschlüsselung: Large-File-Management
Übergroße Dateianhänge verschlüsselt via E-Mail verschicken
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
E-Mail-Verschlüsselung mit LFM
Der Sender verfasst eine E-Mail in seinem Client und schickt diese ab. Beim Versand durchläuft die E-Mail eine Appliance. Überschreitet die digitale Post samt Anhang dabei eine definierte Dateigröße, wird die Mail von der Appliance aus dem Mailstrom genommen und verschlüsselt in einen sicheren Datencontainer abgelegt. Währenddessen sendet die Appliance eine Standardmail mit verschlüsseltem HTML-Anhang an den Empfänger. Dies ist eine Einladung zum Download der Datei. Diese Datei lässt sich zusätzlich mit einem „Ablaufdatum“ versehen. Das Datum bestimmt, wie lange die Datei auf dem Server für einen Download vorgehalten werden soll, bis sie aus Sicherheits- und Platzgründen wieder gelöscht wird.
Falls der Empfänger noch nicht im System der LFM-Lösung registriert ist, wird ihm zusätzlich über einen gesonderten Kanal ein Initialpasswort zugeschickt – beispielsweise via SMS. Dieses Passwort legitimiert zum Lesen und Downloaden der Mail samt Anhang. Beim Öffnen des HTML-Anhangs in der Einladungsmail wird der Empfänger über eine gesicherte HTTPS-Verbindung an das LFM-Portal des Senders weitergeleitet, um sich dort mit dem Authentifizierungscode (Passwort) zu registrieren. Sobald der Empfänger registriert ist, entfällt dieser Anmeldeprozess für künftige Datentransfers. Anschließend kann der Empfänger die E-Mail samt übergroßem Anhang über ein Browserportal von der Appliance des Senders herunterladen. Ebenso ist der Empfänger über dieses Portal in der Lage, auch eigene große Daten gesichert zu übermitteln.
Vorteile von Large-File-Management:
- Das Verschlüsseln und Ablegen der übergroßen Dateien sowie das Versenden der Einladungsmail zum Download erfolgt für den Nutzer völlig transparent.
- Die Daten liegen verschlüsselt auf dem Server des eigenen Unternehmens.
- E-Mails werden aufgrund von Volumenbeschränkungen seitens der Firewall oder Mailserver nicht blockiert, da lediglich ein Downloadlink hinterlegt ist und keine große Datei.
- Zum Download braucht der Empfänger zwingend zwei Komponenten: Die Einladungsmail und ein Passwort (2-Faktor-Authentifizierung)
- Die Daten sind mit einem Ablaufdatum versehen, um sie bei Nichtabholung automatisch von der Appliance zu löschen.
Mehr zum Thema Large-File-Management ist unter www.seppmail.ch zu finden.
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