Integrative Lösung für Telefonkonferenzen finden
Wegweiser durch den Dschungel der Konferenzlösungen
Ob zur Abstimmung von virtuellen nationalen und internationalen Teams, der Diskussion mit Kunden oder, oder, oder. Der Anlass und Einsatz von Telefonkonferenzen ist vielfältig. Für den langfristig erfolgreichen und effizienten Einsatz von Telefonkonferenzen ist eine gewissenhafte Auswahl der einzusetzenden Lösung wichtig. Die Auswahl an Telefonkonferenzlösungen ist breit gefächert. Sie geht von der Dreier-Konferenz, die fast jedes moderne Telefon unterstützt, über vielfältige Webangebote bis zur Integration von komplexen Systemen passend zur Telefonanlage. In diesem Dschungel die richtige Lösung für das eigene Unternehmen zu finden, ist nicht immer einfach.
IST und Bedarfsanalyse
Grundlage jeder guten Entscheidungsvorlage ist die Analyse der IST-Situation und des weiteren Lösungen werden on demand bereits für Telefonkonferenzen genutzt? Desweiteren stellt sich die Frage, wie Telefonkonferenzen zukünftig genutzt werden. Welche Funktionalitäten werden benötigt, um einen adäquaten Kostenvergleich durchführen zu können? Beispielsweise die Angabe der durchschnittlichen Anzahl der Konferenzteilnehmer, deren durchschnittliche Dauer sowie der Ort der Einwahl der Teilnehmer (In- oder Ausland).
Einige grundsätzliche Entscheidungen sind vorab zu überlegen: möchte man Telefonkonferenzen per Dial-out- oder per Dial-in-Verfahren nutzen oder beide Verfahren kombinieren? Beim Dial-out-Verfahren ruft der Initiator der Konferenz die Teilnehmer an und trägt die Kosten; bei einer Dial-in-Konferenz bekommen die Teilnehmer eine Telefonnummer genannt, die sie anrufen, um an der Konferenz teilzunehmen. In diesem Fall bezahlen die Teilnehmer die etwaigen Telefongebühren. Bei der Kombination besteht die Möglichkeit, dass der Moderator einer Konferenz zusätzlich während einer laufenden Dial-in-Konferenz Teilnehmer hinzuholt. Eine weitere Frage erscheint vielleicht auf dem ersten Blick nebensächlich, für die Auswahl einer Lösung kann sie jedoch ein K.O.-Kriterium sein.
Welche Telefonnummern sollen die Konferenzräume haben? Eine x-beliebige Nummer, je nach Verfahren gegebenenfalls eine kostenpflichtige Servicerufnummer oder eine Rufnummer aus dem bestehenden Nummernblock des Unternehmens? Wenn Telefonkonferenzen auch mit Kunden und Lieferanten geführt werden sollen, ist die Außenwirkung professioneller, wenn eine Rufnummer aus dem den Kunden und Lieferanten bekannten Rufnummernblock gewählt werden kann. Neben solchen Fragen, die meist durch die Zuständigen im Marketing beantwortet werden können, stellt sich als weitere Frage, wie das Unternehmen grundsätzlich zu outgesourcten Lösungen und Cloud-Anwendungen positioniert ist. Bestehen gegen sie grundsätzliche Sicherheitsbedenken, so scheiden eine Vielzahl von Lösungen aus.
Grundsätzlich kann man bei den angebotenen Lösungen zwischen Online-Lösungen, Softwarelösungen und Hardwarelösungen unterscheiden. Bei dem Einsatz einer Hardwarelösung lässt sich noch zwischen Hardwarelösungen vom Telefonanlagenhersteller und herstellerfremden Lösungen differenzieren.
- Wegweiser durch den Dschungel der Konferenzlösungen
- Die unterschiedlichen Lösungen im Überblick
Lesen Sie mehr zum Thema
