Integrative Lösung für Telefonkonferenzen finden
Wegweiser durch den Dschungel der Konferenzlösungen
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Die unterschiedlichen Lösungen im Überblick
Online-Lösungen
Die Konferenzlösungen, die online angeboten werden sind vielfältig. Von der kostenlosen Einmal-Konferenz, die sich aus Werbung finanziert, bis hin zu Paketlösungen mit einer festen Anzahl von Konferenzräumen und unterschiedlichen Tools zur Konferenzunterstützung. Hat man in der IST-Analyse gründlich recherchiert, so fällt es leicht aus dem umfangreichen Angebot eine gezielte Vorauswahl zu treffen und die anfallenden Kosten zu berechnen. Beachtet werden sollte, wenn Dial-in-Optionen mit 0180er- Rufnummern kombiniert werden, dass diese Rufnummern teilweise für Teilnehmer aus dem Ausland nicht erreichbar sind. Sind Rufnummern aus dem firmeneigenen Rufnummernblock für die Konferenzräume gewünscht, so entfallen alle Online-Lösungen.
Softwarelösungen
Telefonkonferenzen mit unterschiedlichen Komfortfunktionen lassen sich auch mit einer Vielzahl von Software Tools realisieren. Gemein haben alle Lösungen, dass die Telefonie meist über eine Cloud-Lösung realisiert wird. Die zugehörige Software muss allen Teilnehmern der Telefonkonferenz zugänglich sein, da ausschließlich über sie an der Konferenz teilgenommen werden kann. Da diese Lösungen meist File share und Tutorial Optionen beinhalten, werden sie gerne für Schulungen eingesetzt. Für Telefonkonferenzen mit internen und externen Teilnehmern, sind Softwarelösungen für Telefonkonferenzen meist weniger geeignet, da die Installation der notwendigen Software vorausgesetzt werden muss. Im Zeitalter von Firewalls und firmeninternen Beschränkungen für die Installation von Software kann der Einsatz von Softwarelösungen im Alltag hinderlich sein, wenn spontan Konferenzen mit Externen beispielsweise Kunden einberufen werden sollen.
Hardware vom derzeitigen Telefonanlagenanbieter
Der in der Praxis von Unternehmen oft gewählte Weg um professionelle Konferenzlösungen zu integrieren, ist die Erweiterung der bestehenden Telefonanlage. Die meisten namhaften Anbieter können entsprechende Erweiterungen anbieten. Von Anbieter zu Anbieter sind die verfügbaren Konferenzlösungen unterschiedlich, auch hier hilft eine gute Vorbereitung mit einer genauen Bedarfsanalyse. Werden alle benötigten Funktionen durch die Lösung abgedeckt, sind die Kosten vertretbar? Gerade bei älteren Telefonanlagen kann es jedoch passieren, dass die Erweiterungsmöglichkeiten ausgeschöpft sind. Hier gilt es sorgfältig abzuwägen, ob eine Ablösung der bestehenden Telefonanlage mit allen dazugehörigen Kosten sinnvoll ist.
Fremde Hardware
Eine weitere Hardwarelösung kann der Einsatz von Konferenzservern sein, die nicht vom Hersteller der Telefonanlage sind. Diese Lösung bietet sich in vielen Fällen an. Sei es, dass die bestehende Telefonanlage vom Hersteller nicht mehr erweitert werden kann, es grundsätzlich keine Konferenzlösungen angeboten werden oder die angebotene Lösung preislich unattraktiv ist. Meist bieten diese herstellerfremden Serverlösungen einen attraktiven Leistungsumfang und können an bestehende Anlagen angeschlossen oder auch als Stand alone Lösung betrieben werden. Wenn eine Hardwarelösung als Konferenzlösung in Erwägung gezogen wird, sollte der Einsatz von telefonanlagenfremder Hardware immer geprüft werden. Meist sind die Angebote durchdacht, flexibel einsetzbar. Einzelne Hersteller bieten bereits in ihren Lösungen eine Verschlüsselung von Sprachdaten an. Der Einsatz von Konferenzservern erfordert keine großen Investitionen, die vergleichbar mit dem Austausch einer Telefonanlage wären, wenn die bestehende Anlage nicht erweiterbar ist.
- Wegweiser durch den Dschungel der Konferenzlösungen
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