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Datenschutz im DS-GVO Zeitalter - worum geht es eigentlich?
Fortsetzung des Artikels von Teil 3
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3. Sind die eigenen Systeme wirklich »sicher und stabil«?
Der Gang zum Amtsgericht mit einem Insolvenzantrag unter dem Arm, verursacht durch eine unvorhergesehene und unabsichtliche Datenpanne, ist für viel zu viele Geschäftsführer leider immer noch ein wahrscheinliches Szenario. Dabei sind nicht die Strafen der Aufsichtsbehörden das Hauptproblem, sondern die Unwiederbringlichkeit manch kritischer Datensätze. Besonders Elementarschäden (z. B. Wasser) sorgen für schockierte Blicke bei den Verantwortlichen und können sehr schnell zum Ruin führen!
DS-GVO konforme Datensicherungen und Dokumentenmanagement-Systeme sind dagegen ein wichtiger Schutz, wobei die generelle technische Stabilität der Verarbeitungsanlagen geprüft werden muss.
Systemhäuser bieten hier Paketangebote, die nahezu jedes Sicherheitsproblem lösen können. Sobald die neuen Maßnahmen erst einmal in Betrieb sind, fällt auch das »Monitoring« deutlich leichter.
4. Wie ist das jetzt mit den organisatorischen Maßnahmen?
Nahezu zeitgleich sollten Sie Ihr Unternehmen auf seine organisatorischen Schwächen durchleuchten.
Haben Sie alle Datenübergaben mit notwendigen »AVVs« (Auftragsdatenverarbeitungen) abgesichert?
Weiß jeder Mitarbeiter wirklich »immer«, was zu tun ist (Stichwort Arbeitsanweisungen)?
Prüfen Ihre Mitarbeiter von vornherein achtsam die Rechtmäßigkeit von Datenverarbeitungen (Stichwort Einverständniserklärungen)?
Sind alle wesentlichen Verarbeitungsprozesse entsprechend »identifiziert«, »geprüft« und »dokumentiert«?
Schenken Sie den gesetzlich verpflichtenden »Löschfristen« die notwendige Beachtung oder sitzen Sie bereits auf gefährlichen »Datenfriedhöfen«?
Wissen die Mitarbeiter mit einem Heimarbeitsplatz genau, wie sie im Homeoffice zu arbeiten haben, wenn sie Verarbeitungen für die Firma durchführen?
Wird die Nutzung von firmenfremder IT wirksam reglementiert, oder könnten Ihre Mitarbeiter mit eigenen Systemen schützenswerte Daten erreichen, abgreifen oder sogar zerstören?
Werden Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte regelmäßig für den rechtmäßigen Umgang mit schützenswerten Daten geschult?
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