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Datenschutz im DS-GVO Zeitalter - worum geht es eigentlich?
Fortsetzung des Artikels von Teil 5
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Unser Tipp:
Möchten Sie keinen permanenten DSB für diese Aufgabe einstellen oder beauftragen, gibt es diverse Dienstleister, die ihre DSB-Kollegen »stundenweise« vermitteln.
Eine besondere Herausforderung für alle Verantwortlichen sind die eingehenden AVVs (Auftragsverarbeitungsverträge) der globalen Player. Oftmals können diese Dokumente nur kommentarlos akzeptiert werden, da individuelle Verhandlungen mit Microsoft, Google, Apple, Dropbox und Co in Bezug auf die Details zur Auftragsdatenverarbeitung nicht gewünscht sind.
Selbst mit anwaltlicher Unterstützung lässt sich hier wenig bewirken. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie nur die Dienste in Anspruch nehmen, die Sie auch wirklich benötigen. Optionale Verarbeitungsdienste die unter Umständen auch noch eine Drittlandverarbeitung außerhalb der EU erfordern, gilt es der Einfachheit halber zu vermeiden.
7. Das ist mir alles ein wenig zu komplex! Welche Hilfestellungen gibt es hierzu?
Große Organisationen sollten in jedem Fall einen qualifizierten DSB benennen, der zusätzlich zur juristischen Ausbildung auch über die nötige IT-Security-Expertise verfügt.
Bereits ab 20 Arbeitsplätzen mit Datenverarbeitung ist diese Funktion zur Pflicht geworden. Wenn Ihre Organisation mit besonders schützenswerten Daten (Gesundheitsdaten, Profiling, biometrischen Daten…) umgehen muss, kann ein DSB selbst für kleine Einheiten zur Pflicht werden. Die anderen datenschutzrechtlichen Pflichten gelten selbstverständlich auch für Organisationen mit unter 20 Arbeitsplätzen.
Mittelständische und kleine Organisationen können sich selbst betreuen!
Unterstützende Tools (Datenschutz Management Systeme - kurz DSMS) und Lehrmittel gibt es hierzu bereits einige. Die nachfolgende Checkliste kann Ihnen dabei helfen, das für Sie richtige Tool zu finden:
- Sind die dringend benötigten Inhalte inbegriffen?
- Vorschlag zu einer individuellen Leitlinie?
- fertige TOMs?
- vorgefertigte Verfahren?
- zu verwendende Formulare (Arbeitsanweisungen…)? - Wird die eigene IT-Sicherheit abgefragt oder geprüft?
- Ist die Bedienung für DS-GVO-Anfänger verständlich und nachvollziehbar?
- Haben Sie Zugriff auf vorgefertigte Schulungsinhalte?
- Erhalten Sie Handlungsempfehlungen?
Diese Punkte sollten Sie kritisch prüfen, da ein DSMS schnell zur Budgetbelastung heranwachsen kann! Zu viele Kompromisse sollten Sie jedoch auch nicht eingehen, da Sie letztendlich immer für Ihr eigenes Arbeitsergebnis haften müssen!
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