Cybersicherheit
Mit Automatisierung zur "E-Mail 4.0"
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Klasse für die Masse
Entsprechende Software-Lösungen ermöglichen es den Unternehmen, gesetzliche Vorgaben im Hinblick auf ihre elektronische Kommunikation zu erfüllen sowie eigene Richtlinien einfach und flexibel umzusetzen. Ein wichtiger Compliance-Standard, den die DS-GVO fordert, ist das Klassifizieren von Daten. Dank einer E-Mail-Schutz-Klassifizierung werden ausgehende E-Mails in Abhängigkeit von der Schutzbedürftigkeit des Inhalts in eine Schutzklasse eingeteilt, von der sich wiederum bestimmte Übertragungswerte oder -einstellungen automatisch ableiten lassen. Konkret bedeutet dies, dass beispielsweise streng vertrauliche Daten zwingend als verschlüsselter Anhang mit Einmalpasswort und nachvollziehbarer Empfangsbestätigung versendet werden müssen.
Art und Anzahl der Klassifizierungen (wie „unkritische Inhalte“, „vertrauliche Inhalte“ und „streng vertrauliche Inhalte“) kann abteilungsspezifisch variieren: In einer Personalabteilung beispielsweise können Vorgänge im Zusammenhang mit Bewerbungsunterlagen generell mit einer höheren Einstufung versehen werden, während Voreinstellungen bei einem Forschungs- und Entwicklungs-Team verhindern können, dass dessen Mitglieder versehentlich vertrauliche Informationen nach extern senden.
Das sorgt dafür, dass Compliance-Vorgaben eingehalten werden können – und ist ein erster Schritt Richtung Automatisierung. Mit entsprechenden Automatisierungsmöglichkeiten können Unternehmen den Dateiversand an einzelne Empfänger oder große Verteilerlisten zeit- oder ereignisgesteuert gestalten. Denn nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Anwendungen erzeugen vertrauliche und oft auch große Dateien, die über Unternehmensgrenzen hinweg ausgetauscht werden müssen. Zwar haben viele dieser Systeme eine Schnittstelle zu E-Mail, häufig enthalten die erzeugten Dateien jedoch Informationen, die zu groß oder für den unverschlüsselten Versand zu vertraulich sind.
Die Einsatzszenarien sind vielfältig. So lassen sich beispielsweise Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen aus dem ERP-System heraus, technische Unterlagen, Software-Updates oder Handbücher aus dem Dateisystem heraus senden. Auch ist es möglich, monatliche Gehaltsabrechnungen aus dem Personalsystem heraus oder Dokumente, die für den Download ausgewählt wurden, zu verschicken.
Die E-Mail ist tot? Lange lebe die E-Mail!
Die E-Mail hat ihr schon oft prognostiziertes Ende noch bei weitem nicht erreicht, sie hat sich im Geschäftsleben längst als das zentrale Kommunikationsmittel etabliert. Und mit den entsprechenden Automatisierungsmöglichkeiten wird daraus endgültig die „E-Mail 4.0“.
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