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Effizient & sicher: Der Weg zur digitalen Behörde
Die öffentliche Verwaltung steht vor großen Herausforderungen: Personalmangel, Papierflut und gesetzliche Vorgaben erfordern eine digitale Transformation. Mit der richtigen Strategie und erfahrenen Partnern gelingt die Umstellung auf die E-Akte effizient, sicher und zukunftsorientiert.
Digitale Verwaltung: Die Zukunft der Behörden beginnt jetzt
Die öffentliche Verwaltung steht an einem Wendepunkt: Der demografische Wandel und der Fachkräftemangel verschärfen die Situation in deutschen Behörden. Gleichzeitig setzen gesetzliche Vorgaben wie das Onlinezugangsgesetz (OZG) oder die Verpflichtung zur E-Akte in der Justiz ab 2026 die Behörden unter Druck. Doch in der Herausforderung liegt auch eine große Chance – mit der Digitalisierung können Prozesse effizienter, sicherer und transparenter gestaltet werden.
Papierberge abbauen, Effizienz steigern
Jährlich verbrauchen deutsche Behörden rund 740 Millionen Blätter DIN-A4-Papier. Das bedeutet nicht nur hohe Kosten, sondern auch lange Bearbeitungszeiten und umständliche Archivierung. Die Digitalisierung von Akten ermöglicht einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen, spart Platz und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.
Datensicherheit und gesetzliche Anforderungen
Die Umstellung auf digitale Prozesse muss dabei höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards entsprechen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die TR-RESISCAN-Richtlinie des BSI stellen klare Anforderungen an die rechtskonforme Digitalisierung von Dokumenten. Nur wenn diese Vorgaben konsequent eingehalten werden, kann die digitale Verwaltung sicher und effizient funktionieren.
Die drei Säulen der digitalen Transformation
Damit die Digitalisierung gelingt, müssen Behörden eine durchdachte Strategie verfolgen. Dabei sind drei zentrale Schritte essenziell:
- Klassifizierung: Dokumente werden nach Typ, Vertraulichkeit und Aufbewahrungsfrist sortiert. Mithilfe von optischer Texterkennung (OCR) können Inhalte automatisch durchsucht und erfasst werden.
- Digitalisierung: Nach der Klassifizierung werden Akten rechtskonform digitalisiert und in einem sicheren System gespeichert. Dies ermöglicht schnellen und ortsunabhängigen Zugriff.
- Automatisierung: Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen lassen sich Prozesse optimieren. Automatische Archivierung und intelligente Datenverarbeitung entlasten die Mitarbeitenden und sorgen für eine effizientere Bearbeitung.
Erfolgreiche Digitalisierung: Ein Blick in die Praxis
Viele Kommunen und Behörden haben bereits den Schritt in die digitale Zukunft gewagt. Ein Beispiel ist die Stadt Wuppertal, die ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem eingeführt hat. Dadurch konnten Bearbeitungszeiten verkürzt, Home-Office-Lösungen verbessert und physische Lagerkosten reduziert werden.
Erfahrene Partner für eine sichere Umsetzung
Die Einführung der E-Akte erfordert umfassende Erfahrung im Umgang mit Verwaltungsprozessen und gesetzlichen Vorgaben. Unternehmen wie Iron Mountain unterstützen Behörden bei der sicheren Digitalisierung und bieten intelligente Lösungen zur automatisierten physischen und digitalen Dokumentenverwaltung und -archivierung.
Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung für eine zukunftsfähige und effiziente Verwaltung – für mehr Bürgerfreundlichkeit und eine optimale Ressourcennutzung. Erfahren Sie mehr über digitale Lösungen für Behörden und seien Sie dabei beim Webinar-Thementag Public Sector am 7 und 8. April!
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