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Vom Aktenstapel zur digitalen Effizienz
Vom Papierberg zur digitalen Effizienz: Der öffentliche Dienst steht vor großen Herausforderungen – und ebenso großen Chancen. Mit einer klaren Digitalstrategie wird aus Pflicht Fortschritt. Entdecken Sie, wie moderne Verwaltung heute funktioniert – sicher, smart und zukunftsfähig.
Der öffentliche Dienst steht an einem Wendepunkt: Der demografische Wandel, wachsende Service-Anforderungen der BürgerInnen und rechtliche Verpflichtungen zur Digitalisierung wie das Onlinezugangsgesetz (OZG) oder die E-Akte in der Justiz ab 2026 setzen Verwaltungen massiv unter Druck. Gleichzeitig bleibt der Papierverbrauch hoch – jährlich rund 740 Millionen DIN-A4-Blätter allein in deutschen Behörden. Die Herausforderungen sind bekannt. Die Lösung liegt in einer strukturierten, sicheren und rechtskonformen Digitalisierung.
Was heute zählt: Daten verstehen, Prozesse modernisieren
Die Digitalisierung der öffentlichen Hand beginnt mit einem elementaren Schritt: der Erfassung und Strukturierung bestehender Daten. Ob Bauakten, Sozialunterlagen oder Gerichtsdokumente – all diese Informationen liegen oft in unterschiedlichen Formaten und Medien vor. Eine durchdachte Klassifizierung, rechtskonforme Digitalisierung nach TR RESISCAN und die Automatisierung von Verwaltungsprozessen ermöglichen nicht nur die digitale Verfügbarkeit, sondern auch langfristige Effizienzsteigerungen.
Die E-Akte kommt – sind Sie bereit?
Ab dem 1. Januar 2026 ist die E-Akte in der Justiz verpflichtend. Doch viele Behörden stehen erst am Anfang. Wichtig ist: Die Umsetzung muss den hohen Standards der DSGVO, des BDSG und der BSI-Richtlinien genügen. Gleichzeitig sollte sie praxisnah und maßgeschneidert auf die jeweilige Verwaltung zugeschnitten sein.
Drei Schritte zur digitalen Verwaltung: Klassifizieren, Digitalisieren, Automatisieren
Die erfolgreiche Implementierung der E-Akte und einer umfassenden Digitalstrategie erfordert sorgfältige Planung und Erfahrung. Jede Strategie muss auf die spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Behörde zugeschnitten sein. Grundsätzlich lässt sich die digitale Transformation dabei in drei strategische Säulen unterteilen:
- Klassifizierung: Dokumente werden nach Typ, Vertraulichkeit und Aufbewahrungsfristen sortiert und automatisiert erkannt.
- Digitalisierung: Unter Einhaltung aller Sicherheitsstandards werden Akten digitalisiert und systematisch gespeichert – intern oder cloudbasiert.
- Automatisierung: Mit Machine Learning werden Arbeitsprozesse wie Archivierung oder Aktenzugriff effizient und zukunftsfähig gestaltet.
So wird aus Herausforderung eine Chance
Beispiele wie die Stadt Wuppertal zeigen, wie die Digitalisierung bestehender Aktenberge – etwa im Einwohner- oder Straßenverkehrsamt – nicht nur Verwaltungsarbeit erleichtert, sondern auch Home Office ermöglicht, Mietkosten spart und die Bürgernähe verbessert. Eine digitale Verwaltung ist keine Utopie mehr, sondern ein erreichbares Ziel – wenn die Strategie stimmt.
Treffen Sie uns auf der Smart Country Convention 2025 in Berlin!
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