DMS rechtssicher nutzen
Kostenlose Checkliste zur elektronischen Archivierung
Beim Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) müssen Unternehmen sich an die gesetzlichen Vorgaben halten. Eine Checkliste des Bitkom zeigt jetzt auf, was beachtet werden muss.
Wenn Unternehmenskunden Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) zur Archivierung nutzen, müssen sie eine Reihe gesetzlicher Vorgaben beachten. Für die elektronische Archivierung gelten dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit. Für viele Firmen ist das jedoch nicht einfach: »Der Gesetzgeber schreibt zwar vor, was zu tun ist, beantwortet aber nicht die Frage danach, wie Unternehmen diese Anforderungen erfüllen können«, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. Der Branchenverband hat deshalb nun eine Checkliste herausgebracht, die Klarheit schaffen soll.
Diese neue »GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme« erklärt in fünf Kapiteln, wie Unternehmen bei der elektronischen Aufbewahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen die geltenden Vorschriften einhalten. Der erste Teil geht der Frage nach, welche gesetzlichen Anforderungen genau erfüllt sein müssen. Dann wird an Beispielen erläutert, wie diese Bestimmungen in der Unternehmenspraxis umzusetzen sind. Dabei werden auch Besonderheiten und Eigenschaften von Dokumentenmanagement-Systemen berücksichtigt. Die Checkliste steht auf der Seite des Verbandes zum kostenlosen Download zur Verfügung.
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