Kommentar: Schatten-Collaboration
Cloud-Service-Center of Excellence
Die Schatten-IT ist nicht die Ausnahme, sondern in vielen Unternehmen leider die Norm. Die Investition besonders im Bereich Collaboration finden zunehmend ohne die Konsultation der IT statt. Aus diesem Grund müssen die IT-Abteilungen ihre Betriebsmodelle ändern und wieder zu vertrauenswürdigen Berater werden, die für alle Unternehmenszweige die richtigen Lösungen bereit hält.
Wie wir aus dem „The 2014/2015 Nemertes Enterprise Technology Benchmark“ entnehmen können, kaufen inzwischen mehr als 62 Prozent der Unternehmen ihre IT-Dienstleistungen ohne die Mitwirkung der internen IT ein. Dieser Trend dürfte sich in Zukunft noch steigern, wenn die Consumerization und die Bereitstellung der Services aus der Cloud weiter voranschreitet.
Die Bereitstellung neuer Anwendungen erfordert nicht mehr große Anfangsinvestitionen in neue Hardware. Dank der Cloud lassen sich heutzutage Collaboration-Anwendungen so einfach realisieren, wie der Kauf eines Buchs bei Amazon oder der Download eines Songs bei iTunes. Die ersten Versuche mit der Bereitstellung von Anwendungen beziehungsweise Diensten aus der Cloud – meist auf Basis von Salesforce.com – haben weitgehend zufrieden geklappt. Aus diesem Grund legen die beteiligten Abteilungen in den Unternehmen die Angst vor der Cloud ab und suchen nach weiteren Cloud-Lösungen, die ihre Anforderungen erfüllen. Dabei werden die Themen „Sicherheit, Zuverlässigkeit und Verbindungskosten“ kaum beachtet und auch die Risiken einer solchen Lösung werden nicht bedacht.
Hand in Hand mit der Verbreitung der Cloud-Lösungen geht der Aufstieg mit den vom Internet herunterladbaren Anwendungen einher. Diese Anwendungen sind häufig kostenlos oder werbefinanziert erhältlich. Der einfache Zugriff auf Anwendungen bedeutet, dass die betreffenden Geschäftsbereiche nicht mehr auf die IT warten müssen, um ihre Bedürfnisse erfüllen zu können. Benötigt eine Abteilung ein Customer-Relationship-Management (CRM) dann steht eine entsprechende Anwendung bei Salesforce öder ähnlichen Anbietern zur Verfügung. Sollen Dateien außerhalb des Unternehmens geteilt werden, dann nutzt man einfach Dropbox. Whatsapp und ähnliche Anwendungen ermöglichen die mobile Zusammenarbeit und ein halbes Dutzend von Cloud-Anbietern stellt einen leichten Zugang zu Contact-Center-Funktionen bereit. Die heutigen Apps ermöglichen auch das arbeiten in Projekten mit Zugriffen auf gemeinsame Dateien und das Videoconferencing.
Natürlich sind diese Konzepte nicht neu. Vor mehr als zehn Jahren stellte Basecamp bereits ein einfaches Projektmanagement bereit. Yammer war damals das erste in den Unternehmen genutzte Social-Collaboration-Tool und Skype erobert frühzeitig die Unternehmen im großen Stil. Neu ist heute die Breite der Angebote und der Schnelligkeit mit denen sich diese Anwendungen durchsetzen. Die Nutzer in den Unternehmen wissen inzwischen, die für den jeweiligen Anwendungsbereich benötigte App ist nur einen Download entfernt. Dadurch verändern sich die Rolle und die Aufgaben der IT in den Unternehmen nachhaltig.
In diesem neuen Umfeld hat die IT nur zwei Möglichkeiten:
- Die IT sperrt sich gegen alle Neuerungen und versucht die Nutzung neuer Apps durch die anderen Abteilungen zu verbieten beziehungsweise zu verhindern. Oftmals lässt sich dieses Vorgehen mit dem drastischen Hinweis auf Haftungs- und Sicherheitsrisiken durchsetzen.
- Die IT versteht sich als Bereitsteller von neuen Anwendungen und Geschäftsfeldern und verhindert damit, dass die Abteilungen ihre eigenen (unkontrollierten) Wege gehen. In diesem Fall übernimmt die IT-Abteilung die Rolle eines „Cloud Service Center of Excellence“ (CoE).
Ein CoE agiert quasi als Cloud-Broker, der eine Liste zugelassener Anwendungen bereithält, neue Anwendungen bewertet und auswählt und die Zusammenarbeit mit entsprechend sicheren Cloud-Service-Providern regelt. Darüber hinaus übernimmt das Cloud-Service-Center of Excellence folgende Aufgaben:
- Stellt innerhalb des Unternehmens das notwendige Know-how für die Entwicklung und die Umsetzung von Cloud-Lösungen bereit. Hierbei liegt der Schwerpunkt in den Bereichen Identity-Management, Sicherheit und Compliance.
- Übernimmt die technische Unterstützung der Cloud-Anwendungen, so dass die einzelnen Abteilungen im Unternehmen sich nicht mit Fragen wie Netzwerk- oder Anwendungs-Performance auseinander setzen müssen.
- Sorgt für das notwendige Training, den Support und begleitet die Entwicklung von APIs.
- Sorgt für den Informationsaustausch über Abteilungen hinweg und erleichtert damit die Nutzung von Cloud-Anwendungen im Unternehmen.
Fazit
Durch den Wandel der IT-Abteilung in ein Cloud-Service-Center of Excellence werden nicht sofort alle Probleme der Unternehmen mit der Cloud gelöst. Es besteht jedoch eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die Unternehmensabteilungen nicht mehr Cloud-Services ohne die Beteiligung der IT einführen. Die IT wird wieder als Partner und nicht als Gegner verstanden, der seinen Teil zum Unternehmenserfolg beiträgt und darüber hinaus die Anforderungen an die Zuverlässigkeit, den Datenschutz und die Sicherheit im Blickfeld hat.
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