Datenmanagement-Software
Die Wahl zwischen On-Premises und SaaS
Für Softwareunternehmen geht der Trend vermehrt hin zu abonnementbasierten Lizenzen ihrer Lösungen mit einem Zugang über die Cloud. Unternehmen sollten daher prüfen, ob sie künftig auf eine On-Premises-Lösung setzen oder Software as a Service eine Option ist. Beides hat nämlich seine Vorteile.
Vorläufer des Software as a Service (SaaS)-Modells existieren bereits seit den 1960er Jahren: Großrechenanbieter wie IBM boten damals zum Beispiel Banken und Großkonzernen die Möglichkeit, Rechenleistung oder Speicherplatz in ihren Rechenzentren zu mieten.
Seitdem hat sich die IT-Welt natürlich enorm weiterentwickelt. Doch der zugrundeliegende Gedanke – mieten statt kaufen und dadurch eigene Ressourcen sparen – ist weiterhin attraktiv, wie der derzeitige SaaS-Boom zeigt. Insbesondere im Bereich Datenmanagement kann es sich für Unternehmen aus zwei Hauptgründen lohnen, auf Cloudplattformen zu setzen: Zum einen verfügen Unternehmen heute über riesige Datenmengen, die täglich größer werden. Diese auf eigenen Servern zu speichern, kann nicht nur teuer sein, sondern auch die IT-Infrastruktur erheblich belasten. Zum anderen setzen Unternehmen in der Regel verschiedene Datenmanagement- und Prozess-Lösungen ein, wie beispielsweise Enterprise Ressource Planning (ERP)- oder Customer Relation Management (CRM)-Tools, die in der Lage sein sollten, zusammenzuarbeiten. Denn Datensilos verhindern, dass Unternehmen tatsächlich das Optimum aus ihren Daten herausholen können. Im klassischen Rechenzentrumsbetrieb fehlt es da schnell an der kosteneffizienten Skalierbarkeit.
Die eigenen Bedürfnisse überprüfen
Unternehmensverantwortliche sollten ihre Entscheidung dennoch nicht blind treffen und darauf vertrauen, dass die Cloud immer die bessere Wahl ist. Stattdessen gilt es, die Vor- und Nachteile von On-Premises- und SaaS-Lösungen grundsätzlich und im Hinblick auf die eigenen Anforderungen gründlich abzuwägen. Die wichtigsten Aspekte sind dabei der benötigte Funktionsumfang, Datenschutzaspekte beziehungsweise Klassifizierungen der Daten sowie die Kosten und Zukunftsfähigkeit der Applikationen.
Zunächst sollten CRM- oder ERP-Lösungen unbedingt den benötigte Funktionsumfang mitbringen. Für CRM-Lösungen wären dies beispielsweise neben der Grundfunktion – der Speicherung und Verwaltung von Kundendaten – auch Lead-Management, Verkaufschancen-Management, Vertriebssteuerung, Marketing Automation, Kundenserviceprozesse und Reporting. ERP-Lösungen verfügen oft über eine Fülle an Funktionen, von Warenwirtschaftssystem über Rechnungswesen und Lohnbuchhaltung bis hin zur Produktionsplanung.
Welche Funktionen in welche Kategorie fallen – „notwendig“, „nice-to-have“, „später vielleicht“ und „unnötig“ – hängt von den individuellen Gegebenheiten eines Unternehmens ab. Deshalb ist es sinnvoll, eine Anforderungsanalyse durchzuführen, bei der sowohl das Arbeitsumfeld und bisherige Systeme als auch aktuelle und zukünftige Anwendungsfälle untersucht werden. Insbesondere der letzte Punkt – künftige Use Cases – kann schwierig zu bestimmen sein und oft nur anhand einer Vision grob abgeleitet werden. Dementsprechend sollte die Wahl auf eine Lösung fallen, die ein gewisses Innovationspotenzial in der Zukunft hat und sich entsprechend leicht anpassen oder erweitern lässt.
Flexibilität und Datenschutz
Unter diesem Gesichtspunkt haben Cloudlösungen große Vorteile gegenüber On-Premises-Software. Die großen Softwareanbieter investieren, selbst bei Vorhandensein einer On-Premises-Variante, die meisten Mittel in die Weiterentwicklung von SaaS-Varianten. Das liegt zum einem im größeren Potenzial der Verknüpfung mit anderen Cloud-Services wie Machine Learning für beispielsweise intelligentere Prognosen, andererseits am flexibleren Geschäftsmodell. Dies führt dazu, dass einige Funktionen wie etwa die Möglichkeit, das System mobil mit dem Smartphone zu nutzen, nur mit SaaS Lösungen möglich sind.
Das Thema Flexibilität ist bei beiden Modellen gegeben, wenn auch auf unterschiedliche Art und Weise. On-Premises-Software lässt sich häufig individuell anpassen, was allerdings interne Ressourcen erfordert. SaaS-Anbieter hingegen bieten ihre Lösungen oft als eine Art Baukasten an, bei dem Unternehmen verschiedene Leistungen und Funktionen zusammenstellen können.
Für eine On-Premises-Lösung spricht mit am stärksten, dass Unternehmen die Kontrolle über die eigenen Daten haben, da sie auf der eigenen Infrastruktur laufen. Gerade für Unternehmen, die mit hochsensiblen Daten arbeiten, kann dies ein wichtiger Vorteil sein – wenn nicht sogar eine Notwendigkeit. Außerdem sind Unternehmen beim Einsatz von On-Premises-Lösungen weniger abhängig von den Softwareherstellern als bei Cloudplattformen. Andererseits ist je nach Datentyp eine eigene Klassifikation vorzunehmen. Während einige Daten eine hohe Datenschutzklassifizierung aufweisen, haben andere Daten eine weniger hohe Klassifizierung. Die Abwägung ist entsprechend durchzuführen und mit den Datenschutz Aspekten der Cloud abzugleichen. Neben Zertifizierungen ist der Ort der Datenspeicherung und -Verarbeitung des SaaS Anbieters entscheidend.
Kosten und Integration
Die Entscheidung „für“ oder „gegen” eine On-Premises-Lösung ist auch im Hinblick auf die Kosten zu beleuchten, da neben den hohen initialen Anschaffungskosten und der notwendigen Infrastruktur auch die entsprechenden Personalkosten für den Betrieb kalkuliert werden müssen. Dies bedeutet, dass die Kosten für Infrastrukturkomponenten inklusive benötigter Betriebssysteme, der Wartung sowie der Applikation selbst zu kalkulieren sind. Das Preismodell für eine SaaS-Lösung lässt sich dagegen einfacher gestalten. Die Preisgestaltung orientiert sich dabei häufig an der tatsächlichen Nutzung der Lösung, was insbesondere kleinen Unternehmen zugutekommt. Wächst das Unternehmen, ist die Skalierbarkeit von SaaS-Angeboten von Vorteil. Neue Nutzer können den Systemen durch das Abonnement weiterer Lizenzen schnell hinzugefügt werden, ohne dass zuvor die eigene Infrastruktur angepasst werden muss.
Die Komparabilität und Integration mit anderen Lösungen sollte ebenfalls ein entscheidender Punkt bei der Auswahl sein. Denn nur so ist sichergestellt, dass Mitarbeiter über verschiedene Systeme mit den Unternehmensdaten arbeiten können und nicht ständig zwischen verschiedenen hin und her wechseln und Daten manuell übertragen müssen. SaaS-Lösungen bieten in diesem Punkt einen Mehrwert, weil sie häufig schon über viele Konnektoren verfügen, um andere Lösungen schnell und einfach zu integrieren. Darüber hinaus stellen Anbieter regelmäßig Updates bereit. Das heißt, es können kontinuierlich Konnektoren für weitere Anwendungen – auch auf eigene Anregung hin – hinzukommen. Diese Lösungen haben zudem für alle Funktionen und Datentypen APIs, die für eine Integration genutzt werden können.
Das Gesamtpaket muss passen
Neben all diesen eher theoretischen Aspekten, sollte auch die Praxis bei der Auswahl eine Rolle spielen: das Nutzererlebnis. Letztlich hängt der Erfolg einer jeden Lösung davon ab, ob und wie sie von den Nutzern verwendet wird. Ein schlechtes, nicht intuitives User Interface, komplizierte Prozesse und versteckte Funktionen machen Tools zu Ärgernissen statt Hilfen und können dazu führen, dass Nutzer sie ignorieren. Deswegen ist das Change Management einer der wichtigsten Aspekte in der Einführung von Software, egal ob SaaS oder On-Premises. Und hier kommt gerade die Flexibilität von SaaS zum Tragen: Demo-Systeme können bereits vor Einführung der Software provisioniert werden und den Anwendern vorgeführt werden. Zudem kann Feedback aufgenommen, die richtige Lösung ausgewählt, und notwendige Anpassungen gemacht werden. Dadurch wird klar, welche Funktionen gebraucht werden.
Angesichts unzähliger Datenmanagement-Lösungen auf dem Markt haben Unternehmen heute die Qual der Wahl. Führungskräfte müssen deshalb überlegt vorgehen, die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter abwägen und eine möglichst passgenaue, zukunftsfähige Plattform finden.
Florian Kiene, Director Functional Consulting Microsoft, Digitall
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