Automatisierte Dokumentengenerierung
Der (digitale) Weckruf für Universitäten
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Erste Wege der Digitalen Transformation
Angesichts der Informationsflut und der Komplexität der Datenzyklen, die Institutionen heute zu bewältigen haben, müssen digitale Initiativen mit Vorsicht und großer Sorgfalt geplant werden. Kein einfaches Unterfangen, ruft man sich einmal die vielschichtigen Aspekte einer solchen digitalen Transformation ins Bewusstsein. In erster Linie geht es um die Vereinfachung der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und den Studierenden beziehungsweise en Studienanwärtern. Anstatt komplexe digitale Transformationsstrategien zu liefern, die Studierende wie Mitarbeiter gleichermaßen überfordern können, stehen die Verantwortlichen der Bildungseinrichtungen in der Pflicht, ihre Prozesse genauestens zu analysieren, um festzustellen, wo nachgebessert werden kann. Erst dann lassen sich digitale Technologien wirkungsvoll einsetzen und für Studierende ebenso wie für Mitarbeiter bessere Nutzererfahrungen schaffen.
Die Immatrikulation ist der erste Schritt für Studierende. Die Rationalisierung und Vereinfachung dieses Immatrikulationsprozesses ist von zentraler Bedeutung und kann als Anfang einer ganzheitlichen Initiative zur digitalen Transformation betrachtet werden. Durch die Digitalisierung der Zulassungen und die anschließende Vereinheitlichung des Immatrikulationsprozesses kann die Verwaltung die interne Arbeitslast rationalisieren und Silos aufbrechen, um eine 360-Grad-Sicht auf ihre Abteilungen und die Bewerber zu erhalten. So haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich auf den gesamten Lebenszyklus der Studierenden – von der Zulassung bis zu den Alumni – zu konzentrieren und die Reputation der Universität pflegen.
Vor diesem Hintergrund sollte die Transformation mit der Basisarbeit beginnen, sprich, mit den zentralen Aufgaben der Zulassungsstelle und mit den größten Herausforderungen, denen sich die Mitarbeiter tagtäglich stellen. Unabhängig davon, an welcher Stelle sich die Hochschule auf dem Weg ihrer digitalen Reise befindet, ist eine vollständige Transformation nicht möglich, wenn der Kern der Arbeit immer noch auf archaischen, manuellen Prozessen beruht. So müssen Mitarbeiter vielerorts noch Informationen kopieren und in frühere Versionen eines Dokuments einfügen. Im Zuge dessen werden die gleichen Informationen in mehrere, zusammenhängende Versionen eingepflegt und von Hand übergeben oder per E-Mail versendet. Solche manuellen Prozesse sind langsam, umständlich und fehleranfällig.
Die Herausforderungen meistern
Da der Ausbruch der Covid-19-Pandemie Maßnahmen zur sozialen Distanzierung erforderte, sind viele Universitäten unter Druck gesetzt, ihre langwierigen Zulassungs- und Immatrikulationsverfahren zu automatisieren. Zum Zweck der Automatisierung werden Daten aus CRM-Systemen extrahiert und zusammengeführt, um digitale Dokumente mit vorgefertigten oder benutzerdefinierten Vorlagen zu erstellen, die auch Gesprächsnotizen oder Testergebnisse enthalten. Diese Dokumente basieren somit stets auf aktuellen und präzisen Informationen, da Echtzeitdaten selbst aus unterschiedlichen Quellsystemen zusammengeführt werden und somit eine aussagekräftige Kommunikation ohne Fehler möglich ist. Die Dokumente lassen sich in nahezu jedem Format speichern und problemlos an andere Prozessbeteiligte weiterreichen. Mittels einer Automatisierung des Versands können Zeitpläne und Aktionen erstellt werden, was den Prozesszyklus zusätzlich verkürzt. Fakultätsmitglieder sind jederzeit in der Lage, nachzuvollziehen, wo sich die Zulassungsunterlagen gerade befinden, bzw. an welcher Stelle der Prozess ins Stocken geraten ist. Zu diesem Zweck lassen sich automatisch lückenlose Prüfprotokolle erstellen.
Das Positive aus der Corona-Pandemie ziehen
Hochschulen sind längst überfällig, ihre administrativen Prozesse zu automatisieren. Die Corona-Pandemie ist ein Weckruf für die Umsetzung solcher digitaler Transformationsinitiativen sowie eine Offenbarung der (digitalen) Defizite der Institutionen. Mit der automatisierten Dokumentengenerierung könnten Universitäten sowohl das Datenchaos als auch den Papierkrieg beseitigen, Arbeitsprozesse rationalisieren und den Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, ihre Arbeitskraft gewinnbringender einzusetzen. Diese Reduzierung manueller Tätigkeiten verbessert nicht nur die Nutzererfahrung und die Interaktion mit den Studenten, die heute mehr denn je nach einer konsistenten digitalen Erfahrung suchen, sondern kommt wiederum dem Ruf der Bildungseinrichtung zugute.
Aishling Finnegan, Digital Transformation Officer bei Conga
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