Automatisierte Dokumentengenerierung
Der (digitale) Weckruf für Universitäten
Das aktuelle Distanzgebot in Zeiten der Pandemie verlangt vielerorts nach alternativen Prozessen. Doch nicht nur Industrie und Handel müssen auf kontaktlose Modelle umsteigen. Auch an Bildungseinrichtungen sollen zunehmend digitale Workflows den Bewerbungs- und Zulassungsprozess vereinfachen.
Laut einer Umfrage des Technologieunternehmens Citrix spricht sich fast die Hälfte der Befragten Studierenden für ein hybrides Modell aus Präsenz- und Online-Veranstaltungen aus. Zwölf Prozent würden gerne ihr gesamtes Studium nach der Corona-Krise online fortsetzen.
Von der Zulassung bis zur Immatrikulation, von der Kommunikation mit den Studierenden bis hin zur Verwaltung gigantischer Alumni-Netzwerke – Universitäten müssen heute einen ganzen Berg an Verwaltungsaufgaben inklusive komplexer Datenzyklen bewältigen, von denen viele noch papierbasiert sind. Eine Digitalisierung all dieser Verfahren und Prozesse hätte nicht nur eine höhere Effizienz des Personalaufwands zur Folge, sondern auch positive Auswirkungen auf die Sicherheit und Reputation der gesamten Organisation.
Der Druck lastet auf den Hochschulen
In Zeiten von Corona suchen viele Studieninteressierte nach neuen Wegen, mit der Hochschule ihrer Wahl in Kontakt zu treten. Die Universitäten hingegen sind in einem wettbewerbsintensiven Umfeld dazu getrieben, Studenten zu werben und sie, unter Umständen auch durch attraktive Nachweise technischen Fortschritts, von der eigenen Bildungseinrichtung zu überzeugen.
Derzeit verfolgen die deutschen Hochschulen noch keinen einheitlichen Digitalisierungskurs, jedoch stecken Bund und Länder Milliarden in den „Zukunftsvertrag Studium und Lehre“ – ein wichtiger Punkt der Agenda ist die Digitalisierung. Nicht nur an dieser Stelle wird der digitale Rückstand deutscher Hochschulen und die dringende Notwendigkeit von Qualitätsverbesserungen mittels Digitaltechniken deutlich. In unwägbaren und gleichermaßen nicht planbaren Zeiten wie diesen wird den Bildungsreinrichtungen schmerzhaft bewusst, wie wenig sie bislang auf alternative Prozesse und Technologien gesetzt hatten, die Distance Learning und elektronische Bewerbungsverfahren möglich gemacht hätten.
Hinzu stellt die steigende Zahl der Studienanwärter eine zusätzliche Herausforderung dar, da die Mitarbeiter der jeweiligen Einrichtungen bei der Bearbeitung von Bewerbungen und Einschreibungen in der Regel unter großem Zeitdruck stehen. Nicht selten ist die Belegschaft außerdem auf unterschiedliche Standorte verteilt, sodass der Prozess zur Prüfung und Genehmigung von Studentenanträgen für jede einzelne Abteilung langwierig sein kann.
Das nicht zu unterschätzende Sicherheitsrisiko
Das zunehmende Datenvolumen, das von den Hochschulen erzeugt wird, erweist sich als eine echte Herausforderung für den Schutz der Privatsphäre der Studierenden und des Instituts. Und da immer mehr Institutionen ihre Online-Dienste erweitern, werden auch sie zur Zielscheibe von Cyberattacken. Wie das internationale Cyber-Sicherheitsunternehmen Kaspersky berichtete, haben die Angriffe auf Bildungsressourcen und kommunale Websites im ersten Quartal 2020 im Vergleich zum gleichen Zeitraum des Vorjahres verdreifacht. Der durch diese Angriffe verursachte Verlust persönlicher Daten ist auch ein Verstoß gegen die Europäische Datenschutzverordnung (DSGVO), der die Integrität und Glaubwürdigkeit der gesamten Institution gefährden kann. Während die Durchführung von digitalen Transformationsprojekten bei bürokratischen Einrichtungen wie Universitäten einen mehrfachen Nutzen bringt, ist es von größter Bedeutung, die IT-Infrastruktur der Universität kontinuierlich zu aktualisieren, um auch Datensicherheit und Systemzuverlässigkeit mit zusätzlichen Technologien gewährleisten zu können.
Nichtsdestotrotz ist eine digitale Speicherung der persönlichen Daten der Studenten sicherer als physische Dateien, da diese Informationen verschlüsselt werden können und bei Unfällen wie Bränden nicht verloren gehen würden.
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