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Business Process Management

Digital transformieren – aber wie?

4. März 2020, 11:30 Uhr | Autor: Johannes Rosenboom / Redaktion: Sabine Narloch

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Alles geregelt mittels BPM

Dies ist eine Domäne des Business Process Management (BPM). Mittels BPM können Geschäftsprozesse identifiziert, gestaltet, dokumentiert, implementiert und gesteuert sowie danach kontinuierlich weiter optimiert werden. Moderne BPM-Lösungen fokussieren aber nicht nur die technische Planung und Umsetzung. Sie beziehen darin auch organisatorische Aspekte ein, ebenso die strategische Ausrichtung des Geschäftsauftritts, die daran beteiligten Mitarbeiter und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Auch die für den Online-Geschäftsauftritt notwendigen Inhalte für das digitale Serviceangebot werden thematisiert, indem mittels BPM diese Inhalte analysiert und über Rollen dem jeweiligen Fachverantwortlichen zugeordnet werden können. So trägt BPM zur Harmonisierung und Optimierung der Geschäftsprozesse bei. Im Rahmen deren Managements fallen folgende Tätigkeiten an:

Planen und Modellieren von Prozessen
Arbeiten nach Prozessen
Überwachen der Prozesse, wobei die Erkenntnisse aus dieser Überwachung wieder in die Planung einfließen.

Von zentraler Bedeutung ist in diesem Zusammenhang die Anwendung einer einheitlichen BPM-Methodik für alle Beteiligten. Sie gewährleistet, dass die Planungs- und Modellierungsergebnisse sowohl fachlich als auch mit Blick auf die IT-Implementierung immer korrekt interpretiert, bewertet und verwendet werden.

Vorteile davon können beispielsweise sein:

Die Transparenz von Prozessen und Informationen lässt sich für Entscheider, Mitarbeiter und Kunden verbessern.
IT-Compliance-Vorgaben sowie regulatorische nationale und internationale Anforderungen wie EU-DSGVO sind einfacher und zudem nachweislich erfüllbar.
Die Qualität der gebotenen Services kann verbessert werden, die aktive Steuerung der Prozesse eröffnet zudem regelmäßige Prozessmessungen und gezieltes Reporting.
Über die höhere Qualität der Services, zusätzlich gestützt durch Self-Services, kann sich die Zufriedenheit der Kunden erhöhen.
Durch ein zeitgemäßes Prozess-Design verbunden mit Prozessautomatisierung lassen sich die laufenden Kosten senken.

Außerdem begünstigt die Harmonisierung und Standardisierung der Systemlandschaft die Einführung neuer Systeme sowie eine prozess- und entscheidungsorientierte Systementwicklung und führt in der Summe zu einer höheren Agilität des Geschäftsauftritts.

Ideale Ergänzung
Decision Modelling Notification (DMN) erweist sich als gute Ergänzung zum Business Process Management. DMN unterstützt per Notation bei der Modellierung von Geschäftsentscheidungen. Über den Standard der Objekt Management Group können Entscheidungsprozesse so strukturiert, beschrieben und dokumentiert werden, dass diese für alle Beteiligten einfach nachzuvollziehen sind. Im Fokus dieser Beschreibung und Modellierung stehen wiederkehrende Entscheidungen innerhalb der Organisation, die demzufolge automatisiert werden können. Einmal festgelegt, gelten die Entscheidungsmodelle und Business Rules verbindlich und unveränderbar für die gesamte Organisation, wobei die Notifikationen für alle Beteiligten gut verständlich sind. Dadurch können unterschiedliche Gruppen innerhalb der Organisation an der Definition von Entscheidungsmodellen mitwirken:

Business-orientierte Mitarbeiter, in deren Aufgabenfeld die Verwaltung und die Überwachung der Entscheidungen fallen.
Business-Analysten, verantwortlich für die Dokumentation der initialen Entscheidungsanforderungen, für die detaillierte Ausarbeitung der Entscheidungsmodelle und die zugrundeliegende Entscheidungslogik.
Technische Entwickler, zuständig für die Automatisierung der Systeme, über die die Entscheidungsfindungsprozesse ablaufen.

Durch DMN wird die digitale Geschäftsplattform dahingehend erweitert, dass über Entscheidungsmodellierung, Advanced Analytics und Business Rules Technology digitale Interaktionen automatisiert ablaufen und ebenso automatisch und in Echtzeit Ergebnisse zu den laufenden Geschäften liefern.

Mittels Blockchain und Token
Geprüft werden sollte auch der Einsatz neuer Verfahren wie Blockchain. Über Blockchain-Prozesse können regelkonforme Transfers, die sich sowohl auf digitale als auch digitalisierte physische Güter beziehen können, zwischen unbekannten Teilnehmern protokolliert, validiert und abgerechnet werden. Die Blockchain fungiert dabei quasi als digitales Kontobuch, das alle Transaktionen enthält. Die innerhalb einer Blockkette eingesetzten Werte können Waren, Geld, Rechte oder Informationen sein, die wiederum mittels Token abgebildet werden. Ergänzend zur Blockchain können über Smart Contracts Leistungen automatisch abgerechnet, die Ausführung von Logiken abgesichert und Prozessbedingungen überprüft werden. Damit erweist sich die Blockchain mit der Abbildung digitalisierter Werte
in Form von Token als idealer Prozessbeschleuniger, um darüber gegenüber Kunden und potenziellen Kunden über die Phasen Marketing, Angebot und Verkauf durchgängige, digitalisierte Geschäfts-modelle zu realisieren.

Zusätzlich trägt das Token-Verfahren Blockchain dazu bei, eindeutige Identitäten der Teilnehmer manipulationssicher im Unternehmen zu hinterlegen. Aber nicht nur manipulationssichere Identitäten und eine hohe Sicherheit der persönlichen Daten sind der Lohn. Parallel erhöht sich die Transparenz des Handlings dieser Daten und dadurch das Kundenvertrauen in digitale Transaktionen, ohne dass eine zentrale Vermittlungsinstanz zum Einsatz kommt. Zumal das Token-Verfahren den Kunden als Eigentümer ihrer persönlichen Daten einräumt, flexibel zu bestimmen, welche Personen oder welche Organisation darauf Zugriff erhalten soll. Der Kunde kann dazu seine Daten in der Blockchain jederzeit einsehen und selbst pflegen. So gerüstet, laufen viele Transaktionen gegenüber den Kunden vollautomatisiert ab.

Johannes Rosenboom ist Leiter Vertrieb, Marketing und Business Development im Geschäftsbereich Public Sector bei Materna