Vier Herausforderungen bei IT-Projekten

Eine Business-Case-Analyse kann dann als erfolgreich bezeichnet werden, wenn sie die allgemeinen Herausforderungen der Bewertung von IT-Projekten im öffentlichen Sektor und die spezifischen im Rahmen der Einführung der KLR angemessen berücksichtigt. Vier Herausforderungen prägen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen bei IT-Projekten in der öffentlichen Verwaltung allgemein. Erstens, die Bewertung muss in Verbindung zu politischen Zielen erfolgen. Zweitens, qualitativer Nutzen muss haushaltswirksam quantifiziert werden können. Drittens, völlig diverse IT-Projekte müssen verglichen werden können. Viertens, unter sämtlichen Projektbeteiligten muss auf allen Ebenen Konsens hergestellt werden. Die spezifischen Anforderungen von IT-Projekten zur Einführung der KLR sind diejenigen, die sich durch die Vermittlung von Daten zwischen operativer und strategischer Ebene ergeben. Es stellt sich vorrangig die Frage nach systemübergreifender Datenintegration. Dabei fließen grundlegende Fragen zur Auswertungsgeschwindigkeit, Zuverlässigkeit der Informationen, Datenqualität und Datenverfügbarkeit (Datenhoheit, -sicherheit, -schutz) ein.

Eine aussagekräftige Analyse meistert diese Herausforderungen durch einen Dreischritt, der quantitativen und qualitativen Nutzen in Zahlen bewertet und der durch einen konsensschaffenden Projekt- und Lenkungssauschuss begleitet wird. Die drei für jedes Projekt wiederkehrenden Arbeitsschritte sind die Erstellung einer Einflussmatrix (siehe Grafik S. 3), eines Finanzmodells (siehe Grafik) und die Durchführung einer Risikoanalyse (siehe Grafik S. 1). Diese Arbeitsschritte beziehen bei der Einflussmatrix und der Erhebung der Daten für das Finanzmodell die Projektgruppe und den Lenkungsausschuss grundlegend mit ein. Die Projektgruppe, bestehend aus Mitarbeiterinnen der Behörde und Beratern, erstellt die Business-Case-Analyse. Dem Lenkungsausschuss, bestehend aus Entscheidern, die Ressourcen verteilen können, werden die Ergebnisse der jeweiligen Arbeitsschritte präsentiert. Auf diese Weise können Wünsche und Anforderungen der Entscheider fortlaufend berücksichtigt und präzisiert werden, was den Konsens und somit die Entscheidung ermöglicht.