Mobile-Printing-Techniken
Drucken per Mobilgerät
Flexibilität im Job ist heutzutage essenziell und Mobilität in den meisten Berufen alltäglich. Anwender lesen E-Mails auf dem Smartphone und erstellen Präsentationen auf dem Tablet. Neue Techniken ermöglichen zudem das Drucken direkt vom Endgerät aus.Smartphones, Tablets und Notebooks bieten heute eine enorme Flexibilität in der Arbeitswelt und steigern die Produktivität der Mitarbeiter. Zu Hause oder unterwegs, das mobile Device ist stets dabei und ermöglicht es, Zeit effizient zu nutzen. Als Reaktion auf diese Benutzeranforderungen und auch zur Kostensenkung setzen mehr und mehr Unternehmen auf das BYOD- Modell (Bring Your Own Device, berufliche Nutzung privater Endgeräte). Nach einer aktuellen Studie von Juniper Research könnte die Anzahl von privaten Endgeräten in Unternehmen in den nächsten fünf Jahren sogar auf bis zu eine Milliarde ansteigen. Allerdings bringt BYOD auch Risiken mit sich, zum Beispiel durch das unkontrollierte Herunterladen von Apps aus dem Internet durch Mitarbeiter. So kann ein einzelnes infiziertes Gerät die Sicherheit des gesamten Netzwerks gefährden. Eine weitere Herausforderung an die Unternehmens-IT sind der mobile Zugriff auf das LAN des Unternehmens über Drucker mit Wireless-Verbindung. Um die Netzwerk- und die Backend-Infrastruktur des Unternehmens zu schützen, nehmen IT-Administratoren daher häufig Abstand von Wireless-Druckerverbindungen. Dadurch lassen sich die von vielen Druckern angebotenen Funkverbindungen zu mobilen Geräten nicht nutzen. Ob ein Unternehmen nun BYOD ermöglicht oder seine Mitarbeiter mit eigenen mobilen Geräten ausstattet, die IT-Abteilung implementiert üblicherweise die notwendigen MDM-Richtlinien (Mobile-Device-Management) und -Lösungen zum Schutz der Daten und des Netzwerks. Eine Balance zwischen Verwaltung und Sicherheit sowie der Bereitstellung von Apps und Funktionen für eine gesteigerte Mitarbeiterproduktivität lässt sich jedoch nur schwer erzielen. Denn in der Regel kann kein MDM-Anbieter all diese Funktionen mit der entsprechenden Sicherheit für alle Geräte auf dem Markt bereitstellen. So schließt die MDM-Umgebung die Netzwerkdrucker meist aus. Die größte Sorge der IT-Administratoren beim Drucken über mobile Geräte ist die Sicherheit vertraulicher Geschäftsdaten. Sniffer-Progrmme könnten Datenübertragungen abfangen oder Dokumente in falsche Hände gelangen, weil der Benutzer versehentlich den falschen Drucker auswählt. Problematisch ist nur, dass Mitarbeiter auch im digitalen Zeitalter von unterwegs aus in der Lage sein wollen, Verträge, Präsentationen oder Dokumente auszudrucken. Die Druckerhersteller haben sich mit dieser Problematik auseinandergesetzt und ermöglichen Unternehmen mit unterschiedlichen Verfahren das sichere, mobile Drucken. Direct Mobile Printing über Peer-to-Peer-Funkverbindungen Mit Peer-to-Peer-Technik zum Beispiel kann ein Anwender ohne Netzwerkzugriff auf das Unternehmensnetzwerk drucken. Hier bieten die Hersteller in der Regel verschiedene Techniken an. So besteht die Möglichkeit, den Zugriff auf ein komplett unabhängiges und eigenständiges Funknetzwerk eines Druckers zu beschränken. Dass ein Drucker mit solch einer Wireless-Funktion verfügbar ist, wird dem Benutzer in der Regel direkt angezeigt. Ob der Zugriff offen oder beschränkt ist, können Unternehmen selbst entscheiden. Bei diesen Lösungen besteht meist die Möglichkeit, den Benutzerkreis mit konfigurierbaren Passwörtern einzugrenzen. Außerdem sollten die Lösungen die Benutzeranzahl, die zeitgleich Zugriff auf das Netzwerk hat, limitieren und die Dokumente vor dem Senden an den Drucker verschlüsseln. Auch die Near Field Communication (NFC) basiert auf einer Peer-to-Peer-Verbindung. Diese mobile Datenübertragung ist derzeit eine der sich am schnellsten entwickelnden Techniken. Sie ist mittlerweile in einer Vielzahl mobiler Endgeräte sowie in zahlreichen neuen Druckern mit mobilen Druckfunktionen integriert und ermöglicht so den Druck vom mobilen Geräten aus: Einmal kurz das Smartphone an den Drucker gehalten, authentifizieren sich die Geräte blitzschnell, und der Drucker kann die angezeigte E-Mail oder das PDF direkt ausgeben. Der Benutzer muss keine langwierige Anmeldung mittels Passwort durchführen, denn NFC baut innerhalb einer Zehntelsekunde die Verbindung zwischen Smartphone und Drucker auf und initiiert eine WLAN-Direktverbindung. Allerdings darf das mobile Gerät, das den Druckauftrag sendet, nur maximal zehn Zentimeter vom Drucker entfernt sein. Diese kurze Distanz ist durchaus von Vorteil, denn sie schützt den Benutzer zusätzlich vor fremden Zugriffen auf die Verbindung. Beim Managed Mobile Printing ermöglicht eine Applikation oder eine Server-basierte Lösung das Drucken vom mobilen Endgerät aus. Die Druckerlandschaft ist dabei klassisch zentral über die IT per IT-Management gesteuert und durch Firewalls geschützt. Die Vorteile sind, dass sich Managed Mobile Printing sehr einfach und vor allem für die gesamte Druckerflotte verwalten lässt und die Druckaufträge nicht den durch die Firewall geschützten Bereich verlassen. Wenn der Prozess professionell aufgesetzt ist, lässt sich Managed Mobile Printing ins MDM integrieren und unterstützt dann natürlich auch die Unternehmenrichtlinien. Zudem sind die Drucker im Netzwerk mit Managed-Mobile-Printing-Lösungen einfach zu verwalten: Leicht lassen sich neue Drucker integrieren und weitere Optionen wie Scannen oder Kopieren managen, Zubehör kann über den Fernzugriff einfach überwacht und nachbestellt werden, und manche Hersteller integrieren sogar den Einsatz der Kameras am mobilen Gerät. Bilder, die beispielweise von Dokumenten gemacht werden, lassen sich mit Hilfe der App an gängige Formate anpassen und dann natürlich ausdrucken. Bei Server-basierten Enterprise-Lösungen ist darauf zu achten, dass die Lösungen leicht und umfangreich zu erweitern sind und das Drucken über jedes E-Mail-fähige Gerät für praktisch jeden Dateityp ermöglichen. Sinnvoll ist es darüber hinaus, dass Lösungsanbieter den mobilen Benutzern auch öffentliche Druckstandorte anbieten. Sicherheitsrichtlinien sind beim Drucken von Dokumenten unerlässlich. Denn auch beim Drucken können die Sicherheitsrisiken und die damit verbundenen Kosten enorm sein - sei es durch unbeaufsichtigte Dokumente in einem Drucker, den Versand sensibler Daten vom Computer zum Drucker oder die Speicherung vertraulicher Informationen auf dessen Festplatten. Sicherheitsmaßnahmen sind allerdings oft komplex sowie aufwändig zu implementieren und umzusetzen. Hilfe beim Aufsetzen der Prozesse können sogenannte Security Center leisten. Neu ist, dass es sie nun auch für den Printing-Bereich gibt. Mit solchen Lösungen lässt sich die Sicherheit einer Druckerumgebung verbessern, sie ermöglichen die Kontrolle der Druckerflotte und bietet einen effektiven, richtlinienbasierten Ansatz zum Schutz von Bildbearbeitungs- und Druckgeräten im Unternehmen. Auch die Mopria Alliance ist eine Neuheit im Druckmarkt. Sie ist ein Zusammenschluss weltweit führender Technikunternehmen, die einen einheitlichen Standard für das kabellose Drucken über NFC von Smartphones, Tablets oder anderen Mobilgeräten erreichen will. Dies geht einher mit der stetigen Weiterentwicklung der Mobile-Printing-Prozesse. Ein Ziel ist es auch hier, Sicherheitsstandards zu definieren und allgemein umzusetzen. Weitere Informationen zu der Allianz findet man unter www.mopria.org. Wichtig ist am Ende, sowohl die Wünsche der Geschäftsleitung und Mitarbeiter bezüglich einfachem und schnellem Drucken zu erfüllen, als auch die Sicherheitsbedenken der IT-Administratoren aus dem Weg zu räumen. Die Druckhersteller bieten eine Reihe sinnvoller Lösungen, die das Druck- und Dokumenten-Management im Unternehmensnetzwerk sicher und so einfach wie möglich gestalten.
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