Startseite > Office & Kommunikation > E-Mail-Knigge für die tägliche Kommunikation

Auf die Form kommt es an

E-Mail-Knigge für die tägliche Kommunikation

12. Januar 2015, 9:41 Uhr | Thomas Plünnecke, Pressesprecher beim deutschen E-Mail-Anbieter Gmx

Während der Theateraufführung telefoniert man nicht mit dem Handy. Beim Essen spricht man nicht mit vollem Mund. Als Jüngerer bietet man älteren Menschen einen Sitzplatz an. Auch wenn (leider) nicht alle diese Benimm-Regeln befolgen, so kennt sie doch fast jeder. Was nicht alle wissen, ist, dass es beim Schreiben von E-Mails ebenfalls einige Punkte zu beachten gilt.

Die E-Mail ist nach wie vor das beliebteste Kommunikationsmittel im Web. Allein in Deutschland werden in diesem Jahr schätzungsweise 504,4 Milliarden elektronische Nachrichten verschickt. Studien zufolge senden oder empfangen vier von fünf Deutschen (78 Prozent) Mails. Besonders in der Geschäftswelt sind E-Mails nicht wegzudenken – im Bundesschnitt gehen täglich 18 Nachrichten in geschäftlich genutzten Postfächern ein. Hier gilt umso mehr: Auf die Form achten.

Formatierung darf sein
Ein strukturierter Text ist wesentlich einfacher und schneller zu verstehen als ein Fließtext ohne Einteilung. Deshalb empfiehlt sich auch für E-Mails: Sie sollten grundsätzlich immer Absätze machen und den Inhalt thematisch sinnvoll gliedern. Damit es nicht zu Missverständnissen kommt, ist es ratsam, auf einen inflationären Gebrauch von Begriffskürzeln zu verzichten. Wenn Sie wichtige Termine, Ereignisse oder Passagen in Ihrem Text hervorheben, zum Beispiel durch Fett- oder Kursivschrift, erleichtert dies dem Leser das Erkennen der entscheidenden Informationen zusätzlich.

Eindeutiger Betreff
Beim Versenden von E-Mails sollten Sie darauf achten, dass die Betreffzeile ausgefüllt ist. Dem Empfänger hilft dies unter anderem, wenn er sein Postfach nach bestimmten Schlagworten durchsucht. Schreiben Sie einen prägnanten Betreff, der deutlich zum Ausdruck bringt, worum es geht. Endlossätze sind ebenso unangebracht wie inhaltsleere Formulierungen ("Entwurf"). Je klarer Ihre Aussage ist, desto besser lässt sich die Nachricht ein- beziehungsweise zuordnen. Eine Priorität wie "wichtig" oder "hoch" sollten Sie Ihren E-Mails wirklich nur dann geben, wenn dies zwingend erforderlich ist.