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Auf die Form kommt es an

E-Mail-Knigge für die tägliche Kommunikation

12. Januar 2015, 9:41 Uhr | Thomas Plünnecke, Pressesprecher beim deutschen E-Mail-Anbieter Gmx

Fortsetzung des Artikels von Teil 3

Stolperfalle Anhang & letzter Check

Stolperfalle Anhang
"Entschuldigen Sie, dass ich Ihnen einen langen Brief schreibe, für einen kurzen habe ich keine Zeit." Dieses Zitat des französischen Religionsphilosophen und Naturwissenschaftlers Blaise Pascale passt zur heutigen E-Mail-Korrespondenz. Die wenigsten Personen haben Lust auf eine "NeverEnding Story". Packen Sie komplexe Sachverhalte deshalb lieber in eine Datei im Anhang. Überlegen Sie sich vorher, was unbedingt mitgesendet werden muss und welche Infos ggf. entbehrlich sind. Lässt es sich nicht vermeiden, ein umfangreicheres Datenpaket zu verschicken, sollten Sie die Dokumente als .zip-Datei zusammenfassen. Denken Sie daran, den einzelnen Dateien einen prägnanten Namen zu geben, so dass den Empfängern direkt klar ist, was sie inhaltlich erwartet.

Eine praktische Alternative zum Versand sind webbasierte Lösungen wie das "MediaCenter" von Gmx. Dateien werden dabei einfach in der Cloud abgelegt. Über das Internet können Sie Texte, Tabellen oder Präsentationen von jedem beliebigen Ort der Welt aus abrufen. Gmx bietet jedem "FreeMail"-Nutzer standardmäßig 2 Gigabyte kostenlosen Onlinespeicher, der bei Bedarf erweitert werden kann. Durch eine passwortgeschützte Einladung per E-Mail können Nutzer festlegen, wer die Dokumente einsehen darf.

Sicher ist sicher
Last but not least sollten Sie vor dem Versand unbedingt auch die eingegebene Adresse prüfen. Ein kleiner Buchstabendreher genügt nämlich, und schon nimmt die E-Mail einen anderen Weg, als Sie eigentlich geplant hatten. Tipp: Tragen Sie die richtige Adresse zur Sicherheit am Schluss ein. So verhindern Sie, dass versehentlich halbfertige Nachrichten verschickt werden – oder peinliche Fotos im Postfach Ihres Chefs landen.