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Auf die Form kommt es an

E-Mail-Knigge für die tägliche Kommunikation

12. Januar 2015, 9:41 Uhr | Thomas Plünnecke, Pressesprecher beim deutschen E-Mail-Anbieter Gmx

Fortsetzung des Artikels von Teil 2

Ordnung, Wut-Mails & Datenschutz

Ordnung muss sein
Nach dem Urlaub oder vor wichtigen Veranstaltungen möchte man den E-Mail-Ordner vor lauter Anfragen am liebsten wieder schließen. Bringen Sie Ordnung ins Postfach. Als Faustregel gilt: E-Mails, die innerhalb von fünf bis zehn Minuten zu beantworten sind, sollte man gleich bearbeiten. Newsletter und Rundschreiben können in separate Ordner abgelegt werden. Generell sollten E-Mails nicht länger als einen Arbeitstag unbeantwortet bleiben. Benötigt man mehr Zeit, langt eine kurze Nachricht an den Empfänger, wann das Schreiben bearbeitet wird. Nach dem Urlaub und mit einer entsprechenden Abwesenheitsnotiz ist es jedoch allgemein akzeptiert, nicht gleich am ersten Arbeitstag alle Anfragen zu beantworten.

Wut-Mails und Scherzbolde
Meinungsverschiedenheiten sind am Arbeitsplatz nicht immer vermeidbar. Sie sollten jedoch nicht über das Ziel hinausschießen und eine Nachricht verfassen, die Sie nach dem Druck auf den "Senden"-Button möglicherweise wieder bereuen. Wenn Sie eine Wut-Mail geschrieben haben, speichern Sie sie lieber zunächst im Entwürfe-Ordner, um sie vor dem Versand noch einmal mit kühlem Kopf zu prüfen. Vorsicht ist aber nicht nur bei sehr emotionalen Mails geboten, sondern auch beim Umgang mit vermeintlich lustigen Nachrichten. Wer im Kollegenkreis permanent Comics und Scherze verbreitet, macht schnell einen unseriösen und vor allem unausgelasteten Eindruck.

Datenschutz beachten
Endloses E-Mail-Ping-Pong nervt. Das gilt umso mehr, wenn man selbst gar nicht aktiv am Dialog teilnimmt, sondern nur auf "CC" steht. Überlegen Sie sich deshalb genau, wen Sie auf Ihren Verteiler nehmen – und wen nicht. Im Zweifelsfall informieren Sie die Kollegen lieber in einer separaten Nachricht über die entscheidenden Punkte und Ergebnisse der vorausgegangenen Korrespondenz. Wenn Sie eine E-Mail an einen größeren Personenkreis außerhalb Ihrer Organisation versenden, sollten deren Adressen zudem nicht sichtbar sein. Neben der Netiquette ist die "Blindkopie" nicht zuletzt eine Frage des Datenschutzes Ihrer Partner. Nutzbar ist die Funktion über die BCC-Zeile (Blind-Carbon-Copy) Ihres E-Mail Programms.