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Auf die Form kommt es an

E-Mail-Knigge für die tägliche Kommunikation

12. Januar 2015, 9:41 Uhr | Thomas Plünnecke, Pressesprecher beim deutschen E-Mail-Anbieter Gmx

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Smileys, Versalien & Signatur

Smileys und Versalien
Bei erstmaliger Korrespondenz gebietet es die Höflichkeit, den Empfänger nicht einfach mit "Hallo" oder "Hi" anzureden. Auch Smileys sind am Anfang eher unangemessen. Gänzlich verzichten sollten Sie in der Online-Welt auf Versalien. Egal ob einzelne Worte oder komplette Sätze – durchgängige Großschreibung kommt einem virtuellen "Schreien" gleich. Eine E-Mail ist zwar schnell getippt, nehmen Sie sich aber trotzdem vor dem Abschicken die nötige Zeit, um auf Rechtschreibung und Zeichensetzung zu achten.

Signatur und Kontaktdaten
Die Signatur ist insbesondere im Businessalltag unverzichtbar geworden. Seit 2007 gilt die berufliche E-Mail als Geschäftsbrief. Daher müssen essenzielle Angaben wie der Name der Firma, Rechtsform und Handelsregisternummer stets mitgesendet werden. Auch Ihre Kontaktangaben samt Rückrufnummer gehören in die Signatur. Wichtig ist das nicht nur für Ihren festen Arbeitsplatz im Büro oder den Laptop, sondern selbstverständlich auch bei Nachrichten, die Sie auf mobilen Endgeräten schreiben. Richten Sie also auf Smartphone, Tablet & Co. die gleiche Signatur ein.

Hinweise wie "Von unterwegs gesendet" können verwendet werden, sollten jedoch nicht allein stehen. Ein absolutes No-Go sind nicht ernst gemeinte Stellenbezeichnungen wie "Clown vom Dienst" statt des eigentlich korrekten Titels "Chef vom Dienst". Das mag dem einen oder anderen Kollegen am Anfang vielleicht noch ein Lächeln entlocken, wird aber spätestens nach der zweiten E-Mail langweilig. Auf Kunden und Geschäftspartner wirkt es zudem äußerst unseriös.