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Tipps für effiziente Zusammenarbeit

Fünf Schritte zum virtuellen Büro

29. November 2013, 10:42 Uhr | Quelle: Stackfield

Flexibel, mobil, vernetzt - der Arbeitsplatz der Zukunft wird anders aussehen, als der gewohnte Schreibtisch im Zweimannbüro. Unternehmen müssen sich auf diese neue Business-Welt einstellen, um weiter produktiv zu bleiben, wertvolle Talente zu halten und das passende Know-How für jedes Projekt zusammenzubringen. Stackfield gibt Tipps für einen gelungenen Weg in die Zukunft des Arbeitens.

Das Büro der Zukunft wird anders aussehen, als wir das bisher gewohnt sind - das ist der Tenor zahlreicher Studien, die zu diesem Thema aktuell veröffentlicht werden. Die Entwicklung geht hin zu flexiblerem Arbeiten und vor allem hin zu immer stärkerer Vernetzung. Die "Consumerization der IT" sorgt dafür, dass beispielsweise die Kommunikation über soziale Netzwerke auch in Unternehmen immer stärker Einzug hält. Besonders die Generation der Digital-Natives erwartet am Arbeitsplatz die gleiche intuitive Umgebung, die sie von Facebook und Co. gewohnt ist. Das betrifft auch die Kunden. Sie wollen mit Firmen einfach und unkompliziert in Dialog treten können. Ein weiterer bedeutender Faktor: Für Unternehmen wird es immer wichtiger, für ihre Projekte die richtigen Experten und das passende Know-How zusammenzubringen. Und zwar ganz unabhängig davon, wo die Mitarbeiter sitzen. Dieser Wandel stellt Unternehmen vor die Herausforderung, ihre Infrastruktur zu überdenken und die nötigen Voraussetzungen für produktives Arbeiten zu schaffen.

Einige der so entstehenden Hürden lassen sich verhältnismäßig einfach meistern - und bringen Unternehmen dem virtuellen Büro einen entscheidenden Schritt näher:

1. Effizienzkiller erkennen und ausschalten

Viele der Kommunikationskanäle, die in Unternehmen heute genutzt werden, gehen zu Lasten der Effizienz. Anrufe stören die Konzentration und bremsen den Workflow. Dasselbe gilt für die tägliche E-Mail Flut: Eine Studie von Varonis aus dem Frühjahr 2013 belegt, dass 78 Prozent der Mitarbeiter heute bis zu 100 E-Mails am Tag bekommen - die übrigen sogar bis zu 500. Mindestens 1,5 Arbeitswochen pro Jahr verschlingt allein die Bearbeitung dieser Datenlawine. Je mehr Kommunikation über eine Social-Collaboration-Plattform abläuft, desto kleiner wird der Mail-Berg. Laut einer McKinsey Untersuchung von 2012 kann die Produktivität der Mitarbeiter durch den konsequenten Einsatz solcher Lösungen sogar um bis zu 25 Prozent gesteigert werden.

2. Technik auslagern - aber sicher

Für Großkonzerne sind eigene Rechenzentren und eine gut besetzte IT-Abteilung selbstverständlich. Da ist es dann auch kein Problem, die gesamte Infrastruktur selbst vorzuhalten. Viele kleinere Firmen stehen hier allerdings schon vor einer Herausforderung: Die Budgets sind knapp und die IT-Abteilung ist klein, wenn überhaupt vorhanden. In solchen Fällen ist es empfehlenswert, auf Cloud-Services zurückzugreifen. Die Vorteile: Das Unternehmen zahlt nur das, was es auch wirklich verwendet, hat keinen Aufwand für Wartung und Updates und muss keine eigene Infrastruktur unterhalten - ein Internet-Anschluss genügt. Das Modell ist allerdings durch den Abhörskandal in die Kritik geraten. Die Erkenntnis, dass Daten im Netz von Geheimdiensten in großem Stil abgefangen werden, hat viele Anwender verunsichert. Schutz bietet hier eine komplette End-to-End-Verschlüsselung der gesamten Kommunikation. Das bedeutet: Jede übertragene Datei und Information wird bereits im Browser des Absenders verschlüsselt und erst wieder beim Empfänger entschlüsselt. Auf diese Weise hat selbst der Betreiber der entsprechenden Collaboration-Lösung keinerlei Zugriff und Einsicht in die Kommunikation - und die Cloud wird wieder zu einer echten Alternative.