Dokumentenmanagement
Mehr Sicherheit mit proaktiver Gefahrenanalyse
Dokumentensicherheit sollte Teil der allgemeinen Sicherheitsstrategie sein. Eine proaktive Vorgehensweise eröffnet die Chance, Sicherheitsrisiken frühzeitig zu identifizieren und einzudämmen.
Cybersecurity ist zu einer ständigen Sorge für Unternehmen aller Größenordnungen geworden. Laut einer vom Digitalverband Bitkom vorgestellten Studie wurden in den vergangenen zwei Jahren in jedem sechsten Unternehmen sensible digitale Daten gestohlen. Die Dunkelziffer dürfte höher sein, denn oft werden kriminelle Vorfälle nicht öffentlich bekannt.
Im Hinblick auf Dokumentendaten können proaktive Gefahrenanalysen zu mehr Sicherheit führen. Solche Analysen liefern Ergebnisse zu folgenden potentiellen Gefahrensituationen:
• Wer greift auf das Dokument zu?
• Welche Zugangsberechtigung liegt vor?
• Was wird mit dem Dokument gemacht? Soll es gedruckt, gescannt oder per E-Mail versendet werden?
Dokumentensicherheit umfasst verschiedene Geräte, die Cloud sowie mobile Lösungen. Geräte und Anwender sollten dabei nicht getrennt betrachtet werden, sondern als Teil eines größeren Prozesslebenszyklus. Ein umfassender, proaktiver Ansatz auf Grundlage von Gefahrenanalysen bietet Unternehmen die Möglichkeit, Sicherheitsrisiken frühzeitig anzugehen und einzudämmen. Darüber hinaus erfordert die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) Maßnahmen.
Proaktive MPS und sicheres Dokumentenmanagement
Insbesondere das Angebot der Managed Print Services (MPS) erhöht die Sicherheit im Dokumentenmanagement und reduziert die Anfälligkeit von Endgeräten auf verschiedene Weise:
- Sicherheitskonfigurationen lassen sich einfach einstellen und überwachen.
- Die Behebung wird automatisiert, um Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten.
- Eindringlinge werden in Geräten, Dokumenten und Daten verfolgt.
Ein proaktiver MPS-Plan konzentriert sich auf die Überwachung des Ökosystems eines Unternehmens, einschließlich dessen Geräte, Daten und Dokumente. Dieser vielschichtige Ansatz setzt bei der Geräteebene an und erweitert sich bei Bedarf auf Anwendungen und IT-Infrastrukturen.
User Analytics Services fügen dem Sicherheitsprogramm eine weitere Ebene hinzu, sodass Unternehmen jeder Größe sehen können, wer wann was druckt. Sicherheitsverantwortliche können diese Daten nutzen, um internen Missbrauch zu verhindern und Risiken zu vermeiden. Die jeweilige Lösung sollte individuell auf die Situation des Unternehmens angepasst werden. Einer der wichtigsten Aspekte ist die Dynamik von Sicherheitsanforderungen: Vorbeugende Maßnahmen sollten nicht statisch sein. Dieses Verständnis ist die Basis für eine proaktive Verteidigung eines jeden Dokumentenmanagements.
- Mehr Sicherheit mit proaktiver Gefahrenanalyse
- Die EU-DSGVO im Blick
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