Kostenkalkulation
Mehrwert kalkulieren und Mehrwert schaffen mit Universal-Communication
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Die Beispielrechnung im Detail
Unternehmen, die sich jedoch vorab intensiv mit der Planung, Kalkulation und Auswahl einer ganzheitlichen UC-Lösung beschäftigen, schaffen es neben den geplanten Kostensenkungen für offensichtliche Faktoren wie Reisen oder Telefongespäche (Mobil- und Festnetz) an weiteren Stellschrauben zu drehen. Außerdem erzielen diese Unternehmen eine deutliche Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, erhöhen die Attraktivität der Firma für potenzielle Bewerber und übererfüllen in der Regel auch die selbst gesetzten Ziele hinsichtlich höherer Produktivität und Effizienz der Nutzer. In einer Beispielrechnung mit branchenspezifischen Werten gewinnt ein mittelständisches Unternehmen im Fertigungsbereich (750 Büromitarbeiter, acht Standorte im In- und Ausland) bei einer kompletten Neu-Integration von Microsoft-Lync für alle UC-Workloads inklusive Ablöse der bestehenden TK-Anlage 3,8 Millionen Euro in den ersten drei Jahren. Bei dieser Kalkulation werden Faktoren berücksichtigt, die viele Entscheider in ihrer Betrachtung nicht berücksichtigen und nur zu Tage treten, wenn die Kommunikationslösung tatsächlich aus einem Guss ist. Beispiele sind die Reduzierung von Raumkosten, der Betrieb einer einheitlichen UC-Plattform versus dem Betrieb verschiedener Systeme, Kosten für Support oder die für den Umzug eines Anwenders und der dazugehörigen Telefonnebenstelle. Bei Microsoft-Lync zum Beispiel ist die Nebenstelle nicht einem Port zugeordnet sondern dem Nutzer – das heißt dort, wo der Nutzer sich befindet und mit dem Lync-Server verbunden ist, dorthin werden die eingehenden Gespräche geroutet – sei es innerhalb des Firmengebäudes, auf Reisen ins Hotelzimmer oder zum Home-Office. Die Einfachheit einer einzigen, voll integrierten Universal-Communications-Lösung wie Lync führt unweigerlich zur gesteigerten Nutzung von Heimarbeitsplätzen, was schließlich Einfluss auf die Kosten für Bürofläche hat, weil nicht mehr für jeden Mitarbeiter ein fester Arbeitsplatz vorgehalten wird. Ebenso lässt sich damit der Wunsch vieler Rückkehrerinnen aus der Erziehungszeit nach Teilzeit leichter erfüllen und erfahrene Mitarbeiterinnen einfacher wieder ins Unternehmen integrieren.
Richtig kalkuliert
Wer Interesse hat, seinen Bussiness-Case zur Einführung einer UC-Lösung für sein Unternehmen mit Hilfe des Business-Value-Kalkulators zu berechnen, wendet sich am besten an seinen Microsoft-Ansprechpartner oder einen der Gold- beziehungsweise Silber-zertifizierten UC-Partner. Mit dem Kalkulator lassen sich Szenarien auf Basis von branchenüblichen Standardwerten kalkulieren, aber auch eine maßgeschneiderte Kalkulation. Ob der Business-Value-Analyzer nun genutzt wird oder nicht, in jedem Fall sollte man sich vor der Investition in UC genau überlegen, was man damit erreichen möchte und ob man kurz- wie langfristig mit der ausgwählten Lösung die gewünschten Effekte für sein Unternehmen und die Anwender erzielt.
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