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Sicherungsseil für den Cloud-Umstieg
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Schritt 3: Umsetzung
Nach Abschluss der Planungsphase geht es um die Umsetzung der entschiedenen Migrations-Maßnahmen. Dazu gehören die Konfiguration von Userprofilen im Web-Interface, der Austausch, die Konfiguration sowie der Test der Endgeräte und die Durchführung der Mitarbeiter-Schulung.
Der wichtigste Aspekt in der Umsetzungsphase ist die Aufrechterhaltung der Erreichbarkeit und Telefonie-Möglichkeit für jeden Mitarbeiter. Mit anderen Worten: Es soll nach innen und außen hin schlichtweg „alles beim Alten“ bleiben, obwohl die Telefonanlage vollständig ausgetauscht wird. Trotz Umstellung ist jeder weiterhin unter der bekannten Telefonnummer erreichbar und kann über dieselbe Nummer auch selbst Gespräche in die Wege leiten, sodass eben diese Nummer beim Angerufenen übermittelt wird.
Hierzu richtet der neue Anbieter bis zur endgültigen Rufnummernportierung provisorische Rufnummern für die Mitarbeiter aus dem Ortsnetz des Unternehmens ein. Technisch formuliert erfolgt die Einrichtung von Clip-no-screening pro User auf dem neuen SIP-Trunk. Wichtig für die Migration: Die Konfiguration von Clip-no-screening hat nicht nur für ankommende Telefonate zu erfolgen, sondern auch für ausgehende Gespräche (Outbound Calls). Damit wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter jederzeit unter seiner bisherigen Rufnummer erreichbar ist (beispielsweise durch Rufweiterleitung) und vor allem, dass diese auch während der Migration nach außen übermittelt wird. Bei Outbound Calls gewährleistet Clip-no-screening, dass der angerufene Gesprächspartner nach wie vor die bisherige Rufnummer übermittelt bekommt. Bei eingehenden Gesprächen (Inbound Calls) wird eine Weiterleitung von der bisherigen Nummer des alten Anbieters auf die provisorische Nummer des neuen Anbieters eingerichtet: Der Gesprächspartner wählt die ihm bekannte Telefonnummer und merkt dabei keinen Unterschied.
Bei diesem Prozess wird nicht zwischen internen und externen Gespräch differenziert. Am Ende dieses Schrittes steht die betriebsbereite Überführung der neuen Telefonie-Lösung in den Parallel-Betrieb. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt meist auch die kostenpflichtige Abrechnung des neuen Anbieters.
Schritt 4: Parallelbetrieb
Im Rahmen des Parallel-Betriebs wird das neue System zusätzlich zum alten System in Betrieb genommen und in sämtlichen Anwendungsszenarien auf Funktionsfähigkeit getestet. Hierbei haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit, die neue Telefonie-Lösung kennenzulernen, sie auszuprobieren und gegebenenfalls diesbezügliche Fragen zu stellen.
Die Dauer des Parallelbetriebs wird solange aufrechterhalten, bis der Roll-out und alle Tests erfolgreich abgeschlossen worden sind. Ganz wichtig: Die Mitarbeiter und das gesamte Unternehmen haben in dieser Phase stets die Möglichkeit, entweder die alte Anlage zu nutzen oder schon die neue Lösung anzuwenden. Dies ist nicht nur aus technischer Sicht sinnvoll, sondern auch um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, die neue Lösung in Ruhe kennenlernen zu können, ohne dabei einen harten Schnitt zwischen neu und alt erleben zu müssen.
Schritt 5: Abschaltung der alten Lösung
Sobald die Rufnummern erfolgreich zum neuen Anbieter portiert worden sind, kann die alte Telefonie-Lösung abgeschaltet werden. Jetzt wird der „Point of no return“ erreicht: Sind die Nummern erst einmal portiert, gibt es kein (schnelles) zurück zur alten Lösung mehr.
Jens Weller ist Geschäftsführer beim Anbieter Toplink, welcher verschiedene Kommunikationslösungen auf IP-Basis im Portfolio hat
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