Lizenz-Audit
Software-Asset-Management im Lync-Umfeld
Technische Expertise ist nicht gleichbedeutend mit Know-how über Lizenzenzrecht und Compliance. Für eine richtige Lizenzierung einer Lync-Infrastruktur sind einige Tipps zu beachten, um ein Lizenz-Audit zu überstehen.
Über die technischen Möglichkeiten von Lync wurde bereits viel berichtet. Erfahrungen aus zahlreichen Lizenz-Audits belegen allerdings eindeutig, dass technische Expertise nicht gleichbedeutend mit Lizenzierungs- und Compliance-Fachwissen sein muss. Aus diesem Grund werden hier Fallstricke aufgezeigt und wichtige Tipps zur richtigen Lizenzierung einer Lync-Infrastruktur beigesteuert.
Jede Lync-Instanz erfordert eine Server-Lizenz
Der Lync-Server kann inzwischen nur noch als Standard-Edition beschafft werden. In früheren Versionen bestand die Möglichkeit, serverseitig zwischen einer Enterprise- und einer Standard-Edition zu wählen, was zu häufigen Irrungen und Wirrungen bei der Festlegung der vermeintlich passenden Zugriffslizenzen führte. Gilt es eine eigene Lync-Infrastruktur zu betreiben, benötigt man aktuell für jede Lync-Instanz, unabhängig von der jeweiligen Rolle, eine Server-Lizenz. Erstes Fettnäpfchen könnte hier eine dynamisch betriebene, virtualisierte Serverumgebung sein. Sollen die virtuellen Maschinen (VMs) flexibel von einem Host zum anderen wandern dürfen, so ist die Software-Assurance (kurz SA) Pflicht. Man spricht hier von dem so genannten Lizenz-Mobilitäts-Recht.
Bei den Client-Lizenzen wird es schon deutlich komplexer. Generell gilt, wie bei allen klassischen Microsoft-Produkten, dass die Benutzungsrechte namentlich zugewiesen werden müssen („named-use-right“). Eine Übertragung einer einmal vergebenen Lizenz ist zwar möglich, beispielsweise bei Ausmusterung eines Endgeräts oder bei Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen, jedoch darf eine aktuell genutzte Lizenz erst nach Ablauf von 90 Tagen erneut zugewiesen werden. Hier will der Lizenzgeber ganz klar verhindern, dass etwa bei Schichtbetrieb eine Lizenz hin und her wandert, und ein so genanntes „concurrent-use-right“ entsteht. Wenn IT-Verantwortliche dies beherzigen und entsprechende Prozesse etablieren, die ihr Software-Asset-Management (SAM) unterstützen, dann haben sie bei einem möglichen Audit schon den ersten Achtungserfolg beim Prüfer verbucht.
Komplexität der Client-Lizenzierung
Client-Access-License, kurz CAL, entsteht dadurch, dass sich der IT-Verantwortliche bei der Beschaffung der Lizenzen zunächst entscheiden muss, ob das Endgerät (Device) oder der Mitarbeiter (User) mit einer Lizenz ausgestattet werden soll.
Beides ist möglich – und je nach Szenario auch sinnvoll: User-CALs rechnen sich besser für Mitarbeiter, die Lync von mehreren Geräten aus nutzen. Das könnten PCs, Notebooks aber auch das Handy oder ein Tablet sein. Device-CALs sind sinnvoller, wenn viele Menschen mit einem Gerät arbeiten. Klassiker sind Systeme in Abteilungen mit Schichtbetrieb, in der Produktion oder in Gemeinschaftsräumen. Insbesondere in modernen Unternehmen, die mit Lync ihre bestehende TK-Anlage ganz oder teilweise ersetzt haben, sollte man dann auch an die Endgeräte denken, die beispielsweise im Besprechungsraum, im Empfangsbereich oder in der Lobby stehen. Selbstverständlich lassen sich die beiden CAL-Varianten auch mischen, allerdings erhöht sich damit auch der Aufwand, die Lizenz-Compliance nachzuweisen.
Hat sich das Unternehmen für die Art der Lizenzierung entschieden, wird es richtig kompliziert. Abhängig von den Features, die durch die jeweiligen Clients genutzt werden, muss der IT-Verantwortliche über die Lync-Standard-CAL hinaus unter Umständen noch die Lync-Enterprise-CAL und/oder die Lync-Plus-CAL zuweisen. Generell zu beachten ist, dass die Standard-CAL immer benötigt wird, sobald ein Mitarbeiter mit Lync arbeitet. Die beiden anderen genannten CAL-Typen verstehen sich als Ergänzung und setzen auf der Standard-Funktionalität auf. Dabei gilt generell, dass jeder User (oder jedes Device), der eine Konferenz startet oder per Outlook-Termin dazu einlädt, eine Enterprise-Funktion nutzt – und dies auch nur mit einer Enterprise-CAL darf. Die reine Teilnahme an einer Konferenz ist übrigens mit einer Standard-CAL erlaubt.
Die Plus-CAL wird benötigt, wenn der User oder das Device die so genannte Enterprise-Voice-Funktionalität nutzt, also eine Sprachverbindung in das oder aus dem klassischen Telefonnetz übergeht. Will man also über ein Gateway die eigene Lync-Infrastruktur mit einer Telefonleitung beziehungsweise TK-Anlage koppeln, um über die gewohnten Rufnummern erreichbar zu sein, wird man um die Plus-CALs nicht herumkommen. Hingegen müssen Anrufe, die via Gateway vom Telefonnetz aus ins Unternehmen verbunden werden, nicht lizenziert werden. Hierzu benötigt man keine CALs. Dies gilt auch für externe Teilnehmer, die zu einer Lync-Konferenz oder einem Webcast eingeladen werden.
Das Frontend auf dem Client, sprich Lync selbst, kann einzeln erworben oder als Teil von Office in der Edition Professional-Plus genutzt werden.
- Software-Asset-Management im Lync-Umfeld
- Lizenzierung über den Tellerrand hinaus
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