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Modern Workplace

Tech-Gen und Pioniergeist

22. Februar 2024, 10:10 Uhr | Autorin: Elisabeth Maller | Redaktion Jörg Schröper

Das neue Verständnis von digitalem Arbeiten ist offenbar im Alltag angekommen. Und zwar nicht nur bei Mitarbeitern mit Büroarbeitsplatz. Auch Non-Desk-Worker, also etwa Mitarbeiter im Service, in der Pflege, in der Produktion oder Fahrer, nutzen mobile Geräte in ihren Arbeitsabläufen.

Technologietreiber wie Apple und Amazon haben die Grundlage und ein neues Selbstverständnis im Umgang mit IT als unverzichtbaren Begleiter im Alltag geschaffen. Während Unternehmensleitungen noch dabei sind mit Betriebsräten und Datenschützern die Details zu verhandeln, setzen die Mitarbeitende selbst die Technik mit Neugier und Begeisterung ein. Das Tech-Gen ist da, der Pioniergeist ist geweckt.

Bleibt die Frage, ob Unternehmen es schaffen, das Schwungrad mitzunehmen und in einen Wettbewerbsvorteil zu wandeln, denn Videokonferenzen, Chats und verteiltes Arbeiten machen laut dem IT-Beratungsunternehmen Adlon noch lange keinen „modern Workplace“ aus. Die Potenziale sind erst gehoben, wenn smarte Workflows mit Apps, Bots und dem verantwortungsvollen Einsatz von KI die Arbeitsprozesse digitalisieren.

Intelligente fertige IT-Lösungen unterstützen Fachbereiche

Fertige Lösungen wirken als Beschleuniger digitalen Arbeitens. Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert, und mühselige Handarbeit oder Papierkram entfallen. „Insbesondere Mitarbeitende im Service, der Produktion, im Lager oder in der Pflege profitieren von diesen Lösungen. Werden doch so komplizierte sowie zeit- und papierintensive Arbeitsschritte abgebaut. Gleichzeitig lösen sich Barrieren zwischen Non-Desk-Worker und Büroarbeiter, da jedem gleichberechtigt Zugang zu Unternehmensinformationen geboten wird.

„Jederzeit, von überall und – eben von jedem Mitarbeiter mobil oder am Desktop“, so Sebastian Eberle, Geschäftsführer des IT-Beratungsunternehmens Adlon Intelligent Solutions. „Meist reicht es aus, mit einem Leuchtturmprojekt die Digitalisierung zu starten, den Umgang mit Apps, Bots und digitalen Prozess zu erproben, bevor die Digitalisierungsinitiative sich wie von selbst entwickelt. Ansätze gibt es unserer Erfahrung nach zu genüge – in jedem Unternehmen. Und Zeitmangel und fehlende Ressourcen lassen sich schnell über den Effekt der eintretenden Arbeitserleichterung gegenrechnen.“

Drei Pioniere

Die Mission Workplace Experience bei Yuri ist dank Device as a Service und dem digitalen Onboarding-Prozess ein Erfolg. Die Anforderungen wie kurzfristige Entlastung, hohe Geschwindigkeit, einfache Skalierung und gleichzeitig eine einem Start-up angemessene Workplace Experience konnten smart realisiert werden. Die ganzheitliche Sicht auf die Arbeitsplatzbereitstellung neuer Mitarbeiter, die von überall auf der Welt verteilt starten, ermöglicht es, dass IT zum Enabler für smarte Arbeitsprozesse wird. Bisher komplexe und logistisch wenig nachhaltige und wertschöpfende Tätigkeiten konnten digitalisiert und weitestgehend automatisiert werden.

Zu den weiteren Vorteilen in diesem Projekt zählen etwa die Entlastung der IT und die Reduktion der Komplexität, transparentere Prozesse oder ein professionelles Life-Cycle-Management der IT-Arbeitsplätze.

Ein grüner Pionier, der seine Arbeiter auf Baustellen digital ausstattet.

Die Basis für den digitalen Arbeitsplatz bilden in vielen Handwerksbetrieben zwei Szenarien: Zum einen die Mitarbeiter im Büro, zum anderen der Großteil der Mitarbeitenden auf den Baustellen. Für beide Welten gilt es, einen modernen Arbeitsplatz zu schaffen. „Im Garten wie im Unternehmen gilt: Um wachsen und gedeihen zu können, gilt es zunächst, den Boden zu ebnen“ beschreibt Sebastian Eberle, Geschäftsführer von Adlon. So gestaltet nun auch Haas als „grüner Digitalpionier“ nicht nur seine Prozesse mit smarten Workflows, Apps und Bots effizienter, sondern positioniert sich gleichzeitig als visionärer Arbeitgeber im Handwerk. Beispielsweise mit dem Onlineshop für Baustellenmaterial, einem Intranet als „Schwarzes Brett“ für alle Mitarbeiter, einer Seminarbuchungs-App und einem Mitarbeiterentwicklungs-Tool. Entgegen der Annahme, dass dies viele unterschiedliche Tools und Software mit sich bringt, werden alle Lösungen mit dem Microsoft 365 PowerPlatform entwickelt. Die Lizenzen für Microsoft sind bereits im Haus, so fallen keine weiteren Kosten an.

Die Mitarbeiter im Büro und auf der Baustelle sind gleichermaßen informiert, die Mitarbeiter auf der Baustelle können jederzeit auf Unterlagen und Informationen der Firma zugreifen, Außerdem erfolgt die Kommunikation nahtlos im Microsoft 365 Arbeitshub mit Teams.aktivität und zufriedene Mitarbeiter.

Das Kinderhaus AtemReich in München ist ein Zuhause für beatmete Kinder. Pfleger, Therapeuten und Mediziner bieten den Kindern trotz ihrer Krankheit oder Behinderung ein so weit wie möglich normales, kindgerechtes und würdevolles Leben. Voraussetzung dafür ist, dass Verwaltungsaufgaben möglichst digitalisiert sind und smart funktionieren. So kann sich das Team auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren. IT-Lösungen wie eine App zur Schichtplanung, ein smarter Prozess für Fortbildungsnachweise, Bildschirme mit Dashboards zu Vitalwerten, der Collaboration-Hub Teams und ein Intranet mit allen wichtigen Dokumenten unterstützt das Team rundum.

Weitere Vorteile in diesem Umfeld laut Adlon sind die Reduktion von Papier- und Zettelwirtschaft und die Möglichkeit zur Information aller Kollegen auch über mobile und private Geräte (MAM) sowie weniger manuelle Aufgaben und mehr Zeit für die Kinder.

In Zeiten von Fachkräftemangel und Kostendruck werden die Unternehmen ihren Vorsprung ausbauen können, die sich digital aufgestellt haben. Für viele Unternehmen sind fertige Plug-and-Play-Lösungen aus dem Microsoft-365-Ökosystem noch Neuland. Dabei stellen Sie eine ressourcenschonende und günstige Alternative zur Eigenentwicklung oder zu kostenintensiven Softwarelösungen dar. Bisher manuelle, orts- und zeitgebundene, komplexe und ressourcenaufwändige Arbeitsschritte können smart automatisiert werden. Der digitale Arbeitsplatz mit smarten IT-Lösungen pusht die interne Digitalisierung und schafft echte Wettbewerbsvorteile.

Die digitale Transformation ist ein kontinuierlicher Prozess. Beispiele weiterer Lösungen zeigt diese Übersicht: