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Workshop Serienmailings

So verschicken Sie perfekt Serienmails

12. Juli 2011, 16:51 Uhr |

Fortsetzung des Artikels von Teil 3

Adressdaten vorbereiten

Um eine Datenbank zu erzeugen, wird eine Mappe in Excel erstellt und in der ersten Zeile die Feldnamen wie Anrede, Name und Mailadresse angelegt. Die erste Zeile ist voreingestellt dafür reserviert. So bleibt die Adressenliste übersichtlich. Unvollständige Datensätze lassen sich so leicht erkennen.

Beim Drucken des Serienbriefs werden die Platzhalter des Hauptdokuments automatisch durch die Daten aus dem Datensatz ersetzt.

Tipp: Hinterlassen Sie in den einzelnen Feldern der Tabelle keine unnötigen Leerzeichen vor und hinter den Daten. Sonst kann es bei der Erstellung der Seriendokumente zu unerwarteten Überraschungen kommen. Zur Kontrolle lassen Sie sich in Excel die Steuerzeichen anzeigen.

Wie schnell verschicken die Mailprogramme die Mailings? Dieser Frage gingen wir auf einem PC mit Intel Core 2 Quad CPU A9650 mit 3 GHz, 4 GByte RAM, Windows 7 (32 Bit) SP1 nach. Der direkte Vergleich zeigt: Supermailer verschickte die Mails stets am schnellsten. Doch bei kleineren Aussendungen sind die Zeitunterschiede zu vernachlässigen.

Da Seriendruck und Serienmail eine Aufgabe in Word 2010 sind, können sie nur dort und nicht in Outlook 2010 gestartet werden.

In der Word-Menüzeile unter Sendungen wählen Sie die Funktion Seriendruck starten sowie E-Mail-Nachrichten. Als Nächstes importieren Sie die vorbereitete Excel-Adressdatei. Das geschieht unter Empfänger auswählen und Vorhandene Liste verwenden. In der darauffolgenden Requesterbox wählen Sie die bereits vorbereitete Excel-Datei.

Platzieren Sie den Mauszeiger auf die gewünschte Stelle des Hauptdokuments. Ein Klick auf die Funktion Seriendruckfeld einfügen öffnet ein Klappmenü. Darin sind die Feldnamen der Datensätze aus dem Excel-Dokument aufgelistet. Diese werden durch vorangegangenes Anwählen an die Stelle des Cursors automatisch eingefügt.

Tipp: Das Einfügen von Anrede und anderen persönlichen Daten funktioniert nur dann einwandfrei, wenn Sie in Outlook die Kontaktdaten vollständig erfasst haben. Sonst entstehen schnell Löcher im Text und damit unschöne Seitenlayouts.