So verschicken Sie perfekt Serienmails

Exkurs: Serienmails aus OpenOffice

OpenOffice hat einen sehr komfortablen Serienbrief-Assistenten im Menü Extras. Damit erledigen Sie auch Serienmails bequem. Neben einer Textdatei für die Mail ist eine Datenbank mit Adressen nötig. Diese importieren Sie oder erstellen sie in OpenOffice. Importformate von OpenOffice Base und Calc, dBase, Excel (.xls) und CSV-Listen etc. lassen kaum Wünsche offen.

Der Serienbrief-Assistent arbeitet eine Taskliste ab und führt durch alle Stadien von der Dokumenterstellung über die Wahl der Adressen bis zur Prüfung der Serienmails und dem Versand. Letzterer lässt sich direkt aus OpenOffice erledigen. Dabei können Sie das Format der Mails wählen. Neben HTML und Textformaten ist auch ein Versand als PDF möglich, das OpenOffice anhängt.

Die Adressdaten für die Serienmails müssen nicht zwingend in Form einer Excel-Tabelle vorliegen. Es lässt sich auch auf die Kontaktdatenbank in Outlook direkt zugreifen. Liegen die Dartensätze schon in Outlook vor, kann man diese in Word zum Versenden verwenden – ohne die Adressen in Excel zusammenzustellen. Dies geschieht über die Funktion Aus Outlook Kontakten.

Ein anderer Weg führt direkt über Outlook. Dort können Sie im Kontakte-Ordner ausgewählte Adressen markieren und an Word schicken. Dies erfolgt per Funktion Seriendruck. In der darauffolgenden Requesterbox können Sie Alle Kontakte oder Nur ausgewählte Kontakte markieren.

Tipp: Dateiverwaltungen wie FileMaker unterstützen die Ausgabe im Tabellenformat automatisch, so dass sich eine bestehende Datenbank mit wenigen Mausklicks umkonvertieren und in Outlook verwenden lässt. Auch Outlook selbst besitzt umfangreiche Importmöglichkeiten von Datensätzen aus anderen Programmen.

Liegt in Outlook bereits eine große Kontaktdatenbank vor, lassen sich deren Datensätze nach bestimmten Kriterien selektieren. Besonders vorteilhaft geschieht dies durch eine Kategorisierung der Datensätze. Dabei werden diese in Outlook mit farbigen Markern versehen, denen eine bestimmte Bedeutung zugewiesen wird – beispielsweise die Farbe Rot für Neukunden und die Farbe Blau für Lieferanten.

Stellen Sie dazu die Kontakt-Ansicht auf Telefonliste und ordnen Sie dem jeweiligen Datensatz per Mausklick die gewünschte Farbkategorie zu – sofern dies nicht schon vorher bei der Eingabe geschehen ist. Selektieren Sie dann die Datensätze nach Kategorien.

Klappen Sie in der dabei entstehenden Liste alle Kategorien zu, die nicht für die Serienmails verwendet werden sollen. Starten Sie den Seriendruck und bestimmen Sie die Auswahlkriterien. Mit Zusammenführen und der Bestätigung startet Word automatisch.

1. So verschicken Sie perfekt Serienmails
2. Methode 2: Kontaktgruppe
3. Methode 3: Serienmails mit personalisierter Anrede
4. Adressdaten vorbereiten
5. Endkontrolle und Versand
6. Exkurs: Serienmails aus OpenOffice
7. Supermailer – König der Serienmails