Future Workplace und UCC
Die Top-down-Falle vermeiden
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Die Transformation managen
Daher ist es angebracht, solche Prozesse mit einem professionellen Adoption- und Change-Management (ACM) zu kombinieren. Es umfasst Strategien, Prozesse, Strukturen, Technologien und Pläne für alle Aufgaben und Tätigkeiten, mit denen die Transformation erfolgen soll. Dazu zählen Workshops und technische Hilfestellungen, um Beschäftigte mit einer UCC-Lösung vertraut zu machen. Idealerweise unterstützt ein Tool die Beschäftigten dabei, Schritt für Schritt die Funktionen von Lösungen wie Microsoft Teams kennenzulernen. Von Vorteil ist, wenn externen Berater ein ACM-Projekt umsetzen. Zum einen verfügen diese Unternehmen über die erforderliche Expertise und Erfahrung; zum anderen kann ein solcher Partner die Rolle eines neutralen Ratgebers übernehmen, der unabhängig von betriebspolitischen Erwägungen die Transformation zum Future Workplace begleitet.
Um den Aufwand und die Risiken zu minieren, die mit Implementierung und Betrieb einer UCC-Umgebung verbunden sind, bietet es sich an, auf Services von Spezialisten zurückzugreifen. Hierbei profitieren Unternehmen besonders von Dienstleistern mit einem modularen Komplettpaket, sie auf Wunsch auf dem gesamten Weg zu einem modernen Arbeitsplatz begleitet – von der Analyse und Planung über die Auswahl und Implementierung der Komponenten bis hin zu Unterstützung beim Betrieb der UCC-Umgebung. Der Vorteil eines modularen Ansatzes liegt darin, dass der Nutzer nur diejenigen Services ordert, die er tatsächlich benötigt. Das vermeidet im Vergleich zu „All in one“-Ansätzen unnötige Kosten durch Services, die ein Unternehmen nicht benötigt, aber dennoch bezahlen muss.
Will ein Unternehmen oder ein öffentlicher Auftraggeber mittels eines Dienstleisters eine Kommunikations- oder UCC-Lösung implementieren, steht zu Beginn des Projekts eine Analyse des Ist- und Sollzustands an. Die Grundlage bilden die Anforderungen des Anwenderunternehmens, vorhandene Prozesse sowie Use Cases. Dabei ist es wichtig, auch die Herausforderungen zu thematisieren. Diese können technischer Natur sein, etwa wenn es gilt, bestehende Kommunikationssysteme einzubinden. Zudem stehen in der ersten Phase Aufgaben an wie die Auswahl der UCC-Komponenten und das Erstellen eines Projektplans. Außerdem ist der Faktor Mensch nicht zu vernachlässigen. Hat ein Mitarbeiter beispielsweise jahrzehntelang nur mit einem Festnetztelefon und E-Mail gearbeitet, stellt es für ihn möglicherweise eine Herausforderung dar, wenn er sich nun mit Videokonferenz-Tools, elektronischen Whiteboards und einem Headset konfrontiert sieht. Daher ist es erforderlich, solche Eingriffe in bestehende Prozesse mit einem Adoption- und Change-Management zu begleiten. Ein Bestandteil sind Schulungen und Workshops. Sie sind wichtige Hilfsmittel, um die Beschäftigten „mitzunehmen“, wenn ein Unternehmen moderne Future Workplaces einrichtet.
Die Umsetzung erfolgt im zweiten Projektschritt. Der Dienstleister stellt zu diesem Zeitpunkt die notwendigen Soft- und Hardwarekomponenten bereit und implementiert diese. Eine zentrale Aufgabe besteht darin, die neue Lösung mit den Arbeitsabläufen des Nutzers in Einklang zu bringen. Gerade vor dem Hintergrund der Digitalisierung bietet sich hier die Möglichkeit, Prozesse zu modifizieren und zu digitalisieren. Dies ist nicht nur für Unternehmen ein zentraler Punkt, sondern auch für öffentliche Einrichtungen. Denn gerade während der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, dass Behörden und Bildungseinrichtungen im Bereich digitale Angebote und Prozesse Nachholbedarf haben.
Abschließend folgt der Schritt Management. Er sieht vor, auf beiden Seiten – beim Anwender und dem Managed Services Provider (MSP) – autorisierte Ansprechpartner zu definieren. Dies stellt unter anderem sicher, dass sich Support-Anfragen umgehend beantworten sowie Änderungswünsche und Erweiterungen der UCC-Services schnell und reibungslos umsetzen lassen. Anschließend übernehmen Fachleute des MSPs auf Wunsch den Betrieb der UCC-Umgebung, zum Beispiel der Konferenzraumsysteme.
Komplexität in sichere Hände geben
Für Unternehmen und Organisationen bieten modulare, passgenaue Services eine Reihe von Vorteilen. Dazu zählt, dass ein Dienstleister als zentrale Anlaufstelle dient. Das Anwenderunternehmen muss sich nicht mit diversen Anbietern abstimmen, etwa den Lieferanten von UCC-Hardware- und Softwarekomponenten. Hinzu kommt, dass ein Spezialist auf Wunsch das gesamte UCC-Projekt begleitet. Dies gilt für die Bedarfsanalyse, Planung und Umsetzung, schließt aber auch ein Software-Lifecycle-Management, ACM und Application-Services mit ein. Das Anwenderunternehmen muss somit keine IT-Fachleute für diese Aufgaben abstellen. Wichtig ist, dass der Anbieter der UCC-Services garantierte Reaktionszeiten bietet, wenn Fehler auftreten. Auch sollte er eine langjährige Erfahrung mit UCC-Projekten nachweisen können. Unternehmen mit Standorten in mehreren Ländern sollten zudem Anbieter bevorzugen, die auch Projekte im Ausland begleiten können.
Daniel Kersjes ist Solution Sales Specialist bei SoftwareONE.
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