Advertorial von 1&1 Internet SE
Effizientes Dokumenten-Management: die zentrale Rolle der Cloud
Heutzutage ist es im Zuge der Digitalisierung von Dokumenten notwendig, dokumentenintensive Geschäftsprozesse im Unternehmen noch effizienter zu machen und zu automatisieren.
Darunter zählen nicht nur das Drucken, Scannen und Kopieren von Inhalten, sondern auch die Erfassung von digitalen Dokumenten oder ihre automatische Umwandlung in andere Formate.
Doch hohe Druckkosten und eine aufwendige Geräteadministration, die wertvolle Ressourcen der IT-Abteilung blockieren kann, belasten nicht selten den Finanzhaushalt. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Standort die richtige Person erreichen.Dieser Herausforderung stehen Unternehmen mit einem sogenannten „Flottenmanagement“, einer zentralen Verwaltung ihrer Druckgerätelandschaft, gegenüber. Und hier setzt der Softwareanbieter und Mittelständler SequiSoft aus Dortmund an, der sich im Bereich Managed Print Services auf Dokumentenmanagement konzentriert, das höchste Sicherheitsstandards und volle Kostenkontrolle erfüllt. Geschäftsführer des Fünf-Mitarbeiter-Betriebs ist Olaf Weitner, der schon viele Jahre in der Druckerbranche tätig ist. Er bietet die selbstentwickelte, browserbasierte Lösung SimpleClicks an, die sich an Druckerhersteller und Nutzer von Druckerflotten richtet. Auf einer leicht bedienbaren, gut strukturierten Benutzeroberfläche können sich Kunden gezielt einen Überblick über ihre Geräte verschaffen – Gerätedaten, Zählerstandrechnung, Tonerstatus, Störungsmeldungen oder Bestelldaten für Verbrauchsmaterial können so übersichtlich und schnell eingesehen und analysiert werden. Dies ermöglicht ihnen volle Transparenz: Der Algorithmus von SequiSoft überwacht die Füllstände der Ausgabegeräte, registriert die Anzahl der erzeugten Drucke im System und leitet rechtzeitig die Beschaffung neuer Toner ein – alles vollautomatisiert. Die Vorteile für den Kunden liegen auf der Hand: Er hat immer die Kontrolle über seine Ausgaben, Lagerkosten werden gesenkt und die Verfügbarkeit der Drucker wird erhöht. Mit circa 7.500 Kunden hat SequiSoft einen großen Kundenstamm, dessen Datenaufkommen hohe Anforderungen an seine IT-Infrastruktur stellt. Das Unternehmen vertraut dabei auf die Infrastructure-as-a-Service (Iaas)-Lösungen 1&1 Cloud Server in Kombination mit der 1&1 Virtual Server Cloud für sein Geschäft und das seiner Kunden.
Eigene moderne Server-Umgebung für die Kunden
Die Lösung SimpleClicks ist ein von SequiSoft selbstentwickeltes Ubuntu-Image, das auf dem Server des Kunden installiert wird. Dies bedarf keiner speziellen Konfiguration, sondern wird in einem Gesamtpaket bereitgestellt, mit dem die Kunden alles haben, was sie benötigen. Der Druckerhersteller als Partner hat wiederum die Möglichkeit, die Kundendaten auf seinem Server zu synchronisieren. Anwender von SimpleClicks nutzen dafür einen Server auf Linux-Basis, den SequiSoft über 1&1 zur Verfügung stellt: die 1&1 Virtual Server Cloud. Alternativ können die Kunden auch ihre eigene Unternehmensinfrastruktur verwenden.
Mit der Lösung von 1&1 besitzen die Kunden durch festgelegte Leistungspakete unter Garantie jederzeit den vollen Umfang der Ressourcen an Performance (vCPU), Arbeitsspeicher (RAM) und Speicherplatz (SSD-Speicher) exklusiv für das eigene IT-Projekt. In den Servern sind moderne Komponenten wie Intel Xeon E5 Prozessoren und SSD-Speicher verbaut, die größtmögliche Performance-Werte sicherstellen. Diesen Server können die Kunden an ihr ERP-System anbinden, um Prozesse automatisiert ablaufen zu lassen, sodass beispielsweise Toner vollautomatisch aus dem Lager des Herstellers oder seines Dienstleisters an den Kunden geliefert werden. Damit gelingt es SequiSoft mit seiner Lösung die Prozesse der gesamten Wertschöpfungskette eines Unternehmens abzubilden. Kommen neue Kunden hinzu, kann über das Application Programming Interface (API) jederzeit ein neuer Server zur Infrastruktur hinzugefügt werden.
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