Digitale interne Kommunikation
Es muss nicht Shakespeare sein
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Was gute interne Kommunikation auszeichnet
Dies sind zwei Trends, die nicht automatisch zusammenfinden. Auf organisatorischer Ebene schafft es eine gute interne Kommunikation, die einzeln an ihren Displays arbeitenden Menschen über digitale Kanäle so miteinander zu verbinden, dass sie ihre eigenen Ziele effizient und störungsfrei erreichen und dabei auf Teamressourcen zugreifen können – und das alles über die Grenzen von Standorten, Zeitzonen, Endgeräten und Abteilungen hinweg. Auf der übergeordneten Ebene schafft es eine gute interne Kommunikation, dass das Unternehmen für seine Belegschaft zur zweiten Heimat wird, an der sie mit ihrer Arbeit einer sinnvollen Tätigkeit nachgehen.
Damit die interne Kommunikation wirken kann, sollten die Verantwortlichen einige wesentliche Bedürfnisse kennen und befriedigen. Diese entsprechen den so genannten vier Säulen der internen Kommunikation: Informationen teilen, Dialog fördern, Mitarbeiter motivieren und binden sowie Wissen weitergeben.
Das Teilen von Informationen gehört in der Wissensgesellschaft und der modernen datengetriebenen Geschäftswelt zu den grundlegenden Aufgaben. Gleichzeitig wächst die Informationsflut. Bei gleichbleibender Aufmerksamkeit nimmt daher der Prozentsatz der geteilten Informationen, den die Menschen tatsächlich wahrnehmen und bedenken, zwangsläufig ab. Wer immer alles mit allen teilt, überfordert nicht nur das Team, sondern sorgt auch zuverlässig dafür, dass wichtige Informationen mit höherer Wahrscheinlichkeit untergehen. Die Kunst liegt darin, die passenden Informationen mit den richtigen Menschen zum passenden Zeitpunkt und auf dem richtigen Kanal zu teilen.
Den Dialog zu fördern erfordert, interne Kommunikation nicht als reine Top-down-Kommunikation zu verstehen. Den direkten und persönlichen Austausch mit den Teammitgliedern aktiv zu suchen und herauszufinden, welche Themen sie bewegen, ist ein entscheidender Schritt, um Wissens- und Wahrnehmungslücken zu schließen. Nicht zu wissen, was sie nicht wissen: Dieses Risiko können Unternehmen minimieren, indem sie offene Fragen stellen und auch auf unerwartetes Feedback eingehen.
Das Motivieren und Binden von Mitarbeitern ist in Zeiten, in denen der Wettbewerb zwischen Unternehmen in einem bis dato unbekannten Maß auch ein Wettbewerb um die besten Köpfe ist, gar nicht hoch genug zu bewerten. Damit ist keinesfalls gemeint, das Team zu verhätscheln. Im Gegenteil: Die Beschäftigten wollen Leistung erbringen können. Für 34,6 Prozent der Fachkräfte sind fehlende Aufstiegschancen ein Kündigungsgrund [3]. Dies heißt nichts anderes, als dass ihnen die Perspektive fehlt. Für sie ist das Unternehmen keine Heimat, wo sie eine Zukunft sehen, sondern eine Sackgasse. Eine interne Kommunikation, die eine mögliche Zukunft des Unternehmens zu erzählen imstande ist, die die Beschäftigten mitgestalten können, macht hier vielleicht den entscheidenden Unterschied zwischen Aufstieg und Kündigung.
Wissen weiterzugeben unterscheidet sich vom Weitergeben von Informationen, der ersten der vier Säulen der internen Kommunikation, durch die Halbwertszeit. Die Informationen der ersten Säule sind oft mit punktuellen Ereignissen verbunden. Wissen hingegen muss auch langfristig verfügbar und bei Bedarf schnell zu finden sein.
Mitarbeiter-Apps, Diskussionsforen, interne Blogs, Newsletter, Podcasts etc.: Viele Tools versprechen für jeden erdenklichen Anwendungsfall eine Lösung. Nur die eine Lösung, die für alle passt, gibt es nicht – denn Ziele und Aufgaben sind so individuell wie der Mix der verwendeten Werkzeuge. Mit dem Social Intranet steht den Unternehmen jedoch ein Werkzeugkoffer zur Verfügung, der für die meisten Aufgaben die passende Lösung enthält, die sie dann je nach Bedarf jetzt oder in Zukunft nutzen können. Das Social Intranet ist eine Weiterentwicklung des klassischen Intranets und stellt Interaktion und Vernetzung zwischen den Nutzern in den Vordergrund. Es ist sehr vielseitig einsetzbar und eignet sich daher als zentrale Plattform für die gesamte Belegschaft. Ein wichtiger Punkt ist die schnelle, effiziente Kommunikation unabhängig von Standort und Endgerät. Ebenso wichtig ist der gemeinsame Zugriff auf Daten: In virtuellen Projekträumen können sich Teams schnell und sicher in Gruppen treffen und zusammen an ihren Projekten und Daten arbeiten. Mit integrierten Blogs, Wikis, Chats und weiteren Funktionen deckt das Social Intranet alle wesentlichen Aspekte der internen Kommunikation ab. Es steht nicht in Konkurrenz zu Lösungen wie Microsoft 365 oder Google Workspace, sondern liefert eine sinnvolle Ergänzung, die einen zentralen Einstiegspunkt bietet und eine strukturiertere, nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht.
Weil dabei die Kommunikation auf Augenhöhe klar im Vordergrund steht, hängt der Erfolg maßgeblich davon ab, wie hoch der Nutzen für die Belegschaft ist. In der Kommunikation sind die Projektverantwortlichen deutlich weniger sichtbar. Dafür müssen sie, damit das Social Intranet Akzeptanz findet und zum Leben erwacht, im Vorfeld und im Hintergrund die richtigen Entscheidungen treffen.
Interagieren die Nutzer sinnvoll, kann das Social Intranet sein gesamtes Potenzial samt den oben genannten Vorteilen für Mitarbeiterbindung, Zufriedenheit, Projekte und letztlich den Umsatz ausschöpfen – mit vielleicht unerwarteten Folgen: Der Vorleser in der kubanischen Zigarrenfabrik hat der Legende nach mit seinem Vortrag für so viel Begeisterung gesorgt, dass eine Zigarre nach dem vorgetragenen Stück benannt wurde. Noch heute heißt eine der meistverkauften Zigarren der Welt „Romeo y Julieta“.
Kevin Hähnlein ist Head of Product Marketing bei Haiilo.
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