Informationsmanagement
"Flüssiges Zusammenspiel zwischen Information und Anwender"
Der Zugriff auf Inhalte in Dokumenten, Bildern, Videos und auch unstrukturierten Daten stellt für viele Unternehmen eine große Aufgabe dar. Nikola Milanovic von Optimal Systems zeigt im funkschau-Interview auf, wie sich das Informationsmanagement mit entsprechendenen Lösungen verbessern lässt.
funkschau: Optimal Systems hat zuletzt einige Neuerungen für die Yuuvis-Plattform eingeführt. Doch erst einmal vorab, was verbirgt sich hinter der Yuuvis-Produktreihe?
Nikola Milanovic: Der Grundgedanke von Yuuvis basiert darauf, sich nicht nur mit den reinen Informationen an sich zu beschäftigen. Primär geht es uns um die Anwender, die die Inhalte täglich nutzen sollen, um ihre Arbeit effizienter beziehungsweise überhaupt erledigen zu können. Denn die Probleme im Bereich des Informationsmanagements lassen sich nicht alleine über einen Datentopf lösen – egal wie klug oder schnell gebaut –, wenn dabei die Informationen den Endnutzern nicht flexibel, zeitgemäß und schnell zur Verfügung gestellt werden. Bei der Interaktion zwischen Benutzer und Information kommt es auf das flüssige Zusammenspiel an.
funkschau: Und hier kommt Yuuvis ins Spiel?
Milanovic: Eine Plattform wie Yuuvis erlaubt die hocheffiziente Entwicklung benutzerzentrischer Anwendungen, die auf großen und heterogenen Informationsmengen basieren. Da ich nicht an „one size fits all“ glaube, steht die Yuuvis-Plattform in drei unterschiedlichen Produktausprägungen zur Verfügung. Damit können wir unterschiedlichste Einsatzszenarien und Anforderungen optimal bedienen.
funkschau: Welche drei Ausprägungen sind das?
Milanovic: Yuuvis RAD (Rapid Application Development) ist die Plattform für die schnelle Entwicklung Content-bezogener Anwendungen. Yuuvis Ultimate ist ein in Azure gehostetes und als Software as a Service (SaaS) verfügbares Dokumentenmanagement-API – also eine Lösung, die komplett gemanagt ist. Yuuvis Momentum ist ein hoch performantes und skalierbares Archiv, das sowohl On-Premises als auch in der Cloud betrieben werden kann.
funkschau: Was ist unter Content-zentrisch oder Content-basiert denn eigentlich konkret zu verstehen?
Milanovic: Für mich ist das jede Software-Anwendung, die intensiv auf Dokumenten, deren Inhalten und Metadaten basiert. Damit sind nicht nur die klassischen aktenbasierten Enterprise Content Management (ECM)-Anwendungen, wie etwa das Vertrags- oder Personalmanagement, gemeint. Moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz bieten in diesem Bereich komplett neue Einsatzmöglichkeiten. Beispiele dafür sind die Videospeicherung und -bearbeitung, die automatische Bildung von Strukturen aus „grauen“ Daten oder sogar die Logfile-Analyse. Gerade ECM-Klassiker wie die revisionssichere Archivierung erleben in der Cloud aktuell ihre zweite Jugend.
funkschau:: Richten wir den Blick auf den Anwender: Können Sie ein Beispiel für ein Vorher-Nachher-Szenario nennen?
Milanovic: Ein gutes Beispiel ist das Bewerbermanagement, das bislang in der Regel so abläuft: Auf eine ausgeschriebene Stelle kommen Bewerbungen per Mail, Brief oder über eine Website rein, und die Stammdaten werden manuell an einer Stelle verwaltet. Das ist aufwendig und fehlerbehaftet. Sämtliche Unterlagen zu aktiven Bewerbern werden anschließend – meist digital, aber auch ausgedruckt – zentral gespeichert beziehungsweise abgelegt sowie an die zuständigen Verantwortlichen weitergeleitet. Dann muss ein Termin vereinbart werden, gegebenenfalls sollten auch weitere Kollegen die Bewerbungsunterlagen bekommen, aber vielleicht darf nicht jeder alles lesen. Eine Woche später ruft der Bewerber an und erkundigt sich nach dem aktuellen Status der Bewerbung. Welches Unternehmen kann da wirklich sofort – ohne Rückruf oder Suche in Ordnerstrukturen und Mail-Postfächern – mit kompetenten Aussagen glänzen?
funkschau: Wie sähe der Fall mit einer Lösung wie der Yuuvis-Plattform aus?
Milanovic: Stellen Sie sich vor, dass die Bewerberdaten über eine standardisierte Schnittstelle automatisch aus dem Online-Portal ins zentrale Dokumentenmanagement-System in Form einer Bewerberakte übertragen, in Zuge dessen eine automatische Eingangsbestätigung verschickt und die Unterlagen über Workflows an die zuständigen Verantwortlichen weitergeleitet werden. Die Personalabteilung nutzt nun eine Browser-Anwendung mit einem einzelnen Suchfeld. Bei einer Nachfrage muss nur der Name des Bewerbers eingegeben werden und sofort stehen alle Unterlagen sowie der aktuelle Bearbeitungsstatus zur Verfügung – unter Berücksichtigung der Leserechte. Das Gleiche gilt auch für die Verantwortlichen, die die Bewerbung prüfen und entscheiden sollen. Und da sämtliche Bewerbungsunterlagen bereits automatisiert komplett indexiert wurden, sind jetzt auch Rückwärtssuchen möglich.
funkschau: Können Sie ein Beispiel für eine Rückwärtssuche nennen?
Milanovic: Auf diese Weise lassen sich beispielsweise alle aktiven Bewerber anzeigen, die eine bestimmte Fremdsprache beherrschen. Das nenne ich eine Benutzer- und Content-zentrische Anwendung. Eine solche Lösung hat keinen Overhead und bietet passgenau nur die Funktionalitäten, die benötigt werden. Die Benutzer sind nicht mit irrelevanten Funktionen überlastet und haben sofortigen Zugriff auf alle Daten, die sie brauchen beziehungsweise sehen sollen – und das zu jeder Zeit, auf jedem Gerät und an jedem Ort. Ein solches Szenario lässt sich mit der Yuuvis-Produktfamilie sehr effizient umsetzen.
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