Digitale Resilienz und Zero-Trust-Sicherheit
In Krisensituationen sicher kommunizieren
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
In drei Schritten vorbereitet auf Krisen- und Notfallsituationen
Um Ausnahmensituationen bestmöglich zu begegnen, hat sich ein dreistufiges Vorgehen bewährt:
Schritt 1: Einen Krisen- und Notfallkommunikationsplan aufstellen
Zuallererst gilt es, einen Notfallkommunikationsplan anzufertigen. Typische Krisen- und Notfallsituationen sind etwa, eine fehlerhafte Produktion, Mitarbeiterunfälle, Umweltkatastrophen und zunehmend auch Hackerangriffe. Die Erstellung des Notfallkommunikationsplans obliegt dem Business-Continuity-Manager. Der Plan dient dem Zweck,
- alle Betroffenen – von einzelnen Teams über die komplette Belegschaft bis hin zur gesamten Organisation –
- unabhängig von ihrer Arbeitssituation, sei es im Büro, Home-Office, unterwegs auf dem Betriebsgelände oder mobil im Außendienst,
- kurz und knapp zur gleichen Zeit über eine Krisen- oder Notfallsituation zu informieren und eine Austauschmöglichkeit zu schaffen
- sowie etwaige Schäden für das Unternehmen so gering wie möglich zu halten.
Zugleich sind in einem Notfallkommunikationsplan Personen benannt, die im Ernstfall als Krisenstab fungieren. Er hält also einerseits fest, welche Prozesse intern von statten gehen müssen. Und stellt andererseits sicher, dass die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen sowie vice versa zuverlässig gegeben ist. Der Plan ist mit entsprechenden Lösungen zu hinterlegen, die den Prozess in Gang setzen und einen reibungslosen Ablauf garantieren. Es empfiehlt sich zudem, den Notfallkommunikationsplan mindestens einmal im Jahr auf den Prüfstand zu stellen.
Schritt 2: Die Theorie in die Praxis umsetzen
Standard-Kommunikations-Tools eignen sich zwar für die alltägliche Unternehmenskommunikation, sind aber nicht auf Krisen- und Notfallsituationen ausgelegt. Denn UCC-Tools, wie Microsoft Teams und Slack, bieten hierfür keine spezialisierten Zusatzfunktionen. Aber auch kostenlose private Messenger, wie WhatsApp und Telegram, gilt es – aufgrund fehlender Notfall-Funktionen und der Absage an das Sicherheitsmodell Zero Trust – zu vermeiden. Besser ist es, die Mitarbeitenden mit einer digitalen Kommunikationslösung auszustatten, die
- einfach und intuitiv zu nutzen ist,
- ausgereifte Zusatzfunktionen für Krisen- und Notfallsituationen bietet,
- und keine Sicherheitslücken entstehen lässt, also maximale Datensicherheit und -hoheit garantiert.
Schritt 3: Eine digitale Kommunikationslösung festsetzen
Ziel einer digitalen Kommunikationslösung für Krisen- und Notfallsituationen muss es stets sein, einzelnen Teams über die komplette Belegschaft bis hin zu gesamten Organisationen und externen Stakeholdern wie Lieferanten, Kunden oder andere Unternehmen eine uneingeschränkte Echtzeitkommunikation zu ermöglichen. Da sich mittlerweile das Smartphone zum wichtigsten Endgerät für die mobile Kommunikation etabliert hat, empfiehlt sich die Integration einer Instant-Messaging-App, die mit ausgereiften Funktionen für den Notfall aufwartet. Dazu gehören
- Alarmierungen, um schnell zu warnen und Rückmeldung der Betroffenen zu erhalten.
- Broadcasting, um Betroffene über Krisen- und Notfallsituationen in Kenntnis zu setzen.
- Status-Nachrichten, um in einem Notfall Handlungsanweisungen zu geben und die nächsten Schritte zu beschreiben.
- Push-to-Talk, um eine direktere Sprachkommunikation zu ermöglichen und näher an den Betroffenen zu sein.
- Gruppen-Chats, um über vordefinierte Kreise und Listen den Austausch zwischen den Mitgliedern des Krisenstabs zu vereinfachen.
- Föderierte Chats und Gastzugänge, um die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Partnern, Lieferanten und Zulieferern sicherzustellen.
- Live-Location, um aktuelle Standorte teilen zu können.
Ein sicherer Messenger, der all das mitbringt und darüber hinaus noch eine ausfallsichere, stabile sowie unabhängige Server-Umgebung bietet, stellt den bestmöglichen Austausch und die schnellstmögliche Interaktion sicher – vor, während und nach einer Krisensituation.
Fazit
Um sowohl vor realen Notfallsituationen als auch Cyberangriffen besser aufgestellt zu sein, brauchen Unternehmen vor allem digitale Resilienz. Diese können sie wiederum stärken, indem sie auf ein Zero-Trust-Sicherheitsmodell aufbauen. Insbesondere bereits eingesetzte oder geplante Lösungen müssen dem gestellten Anspruch nach Zero Trust gerecht werden. Dem folgend ist für Unternehmen eine digitale Zero Trust-Kommunikationslösung unverzichtbar, die Krisen- und Notfallpläne unterstützt und so den Informationsfluss zu jeder Zeit und an jedem Ort sicherstellt sowie den Schutz von Mitarbeitenden garantiert.
Tobias Stepan ist Gründer und Geschäftsführer von Teamwire.
- In Krisensituationen sicher kommunizieren
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