Besonders wenn im Team über visuelle Inhalte diskutiert oder Präsentationen abgestimmt werden müssen, reicht die Telefonkonferenz oft nicht aus. Christian Reichert, Produktmanager Mehrwertdienste bei Arcor dazu: "Wer Dokumente im persönlichen Treffen diskutiert, der sieht, worüber er spricht. Die visuelle Komponente erleichtert nicht nur
das Verständnis, man kann auch gemeinsam Ideen skizzieren und Änderungen direkt im Dokument festhalten.
Aber nicht immer lassen sich die erwünschten Meetings realisieren. Als Alternative bietet sich hier eine Webkonferenz an, welche die visuelle Komponente zum Ferngespräch ergänzt." Webkonferenzen erlauben den Teilnehmern, in Echtzeit gemeinsam auf Dokumente zuzugreifen und diese zu bearbeiten. Den Nutzern steht neben dem Audiokanal auch noch Bild beziehungsweise Video und Chat zur Verfügung. Somit lassen sich Änderungsvorschläge schneller kommunizieren und auch Missverständnisse vermeiden.