Startseite > Office & Kommunikation > Von der Insel- zur übergreifenden Lösung

ECM-Systeme

Von der Insel- zur übergreifenden Lösung

12. Januar 2021, 10:00 Uhr | Autor: Oliver Schulze / Redaktion: Sabine Narloch

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen

Digital heißt nicht gleich kollaborativ: Das sollte jedoch der Fall sein, um Workflows unter den Kollegen tatsächlich zu optimieren. Erst wenn Dokumente automatisch an die richtige Stelle geleitet werden, ist ein guter Überblick über Projekte und Kunden möglich. Mit entsprechenden Lösungen erfolgt der Austausch zwischen den Mitarbeitern im richtigen Kontext. Dass das gesamte Projektteam den Überblick über alle Informationen hat, kann zum einen die Grundlage für die Vertretung abwesender Kollegen schaffen. Zum anderen können auch externe, am Projekt beteiligte Personen, die keinen direkten Zugriff auf das System haben sollen, je nach Lösung die Verlinkung in einen extra eingerichteten Datenraum nutzen. Ein zentrales Content-System ermöglicht, Textdokumente, Tabellen und Präsentationen gleichzeitig mit dem Team zu bearbeiten. Etwaige Zeitverluste zwischen verschiedenen Arbeitsschritten und Überarbeitungen werden so vermieden. Um den Austausch untereinander und die Transparenz bei der Bearbeitung zu fördern, haben viele ECM-Systeme die Funktion, Notizen und Kommentare direkt am Dokument zu hinterlassen. Mitarbeiter können hierbei via integrierter Chat-Funktion kontextbezogen miteinander kommunizieren. Das unterstützt die Zuteilung von Aufgaben, deren Wiedervorlage und die Freigabe von Dokumenten.

Komplexität reduzieren
ECM-Systeme können die Produktivität in Teams unterstützen, vor allem auch, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten arbeiten. Dabei gilt es, die Komplexität der verschiedenen Anwendungen im Zuge des Digital Workplace so weit wie möglich zu reduzieren und alle digitalisierten Informationen und automatisierten Prozesse sinnvoll miteinander zu verknüpfen. Unternehmen sollten somit bestehende Insellösungen abbauen und eine einheitliche Softwarelandschaft erschaffen.

Oliver Schulze ist Geschäftsführer bei Agorum