Unternehmenskultur
Digitalisierung ist (nicht nur) Chefsache
Was wir im privaten Gebrauch kennen, hält auch in der Arbeitswelt Einzug: Smarte Apps, digitale Tools und Technologien, die Abläufe erleichtern und optimieren. Die meisten Mittelständler haben die Chancen erkannt. Doch wie schafft man es, den digitalen Arbeitsplatz tatsächlich umzusetzen?
Der digitale Arbeitsplatz ist ein Gemeinschaftsprojekt, das eine ganzheitliche Sichtweise erfordert und den Mitarbeiter ins Zentrum stellt. Die Belegschaft mit Smartphones auszustatten oder ein neues Intranet einzurichten reicht dabei längst nicht mehr aus. Die Basis ist vielmehr, eine zukunftsfähige Infrastruktur zu schaffen, die den Menschen im Unternehmen die richtigen Tools an die Hand gibt. Täglich wiederkehrende Abläufe können so automatisiert, komplexe Aufgaben vereinfacht und Medienbrüche vermieden werden.
Digitalisierung ist keine Fachabteilung
Die richtigen Technologien sind wichtig – genauso entscheidend für den Erfolg der Digitalen Transformation ist jedoch die Unternehmenskultur. Um im Sinne der Digitalisierung für Innovationen zu sorgen, bedarf es einer Kultur, die von Eigenverantwortung geprägt ist. Auch Experimentieren und Fehlermachen-Dürfen müssen erlaubt sein.Führungskräfte sind dabei gefragt, das entsprechend vorzuleben. Gleichzeitig ist es wichtig, Abteilungen oder einzelnen Mitarbeitern die Angst vor den anstehenden Veränderungen zu nehmen, sie zu überzeugen und idealerweise zu begeistern. Denn nur ein begeistertes Team ist auch in der Lage, die neu geschaffenen Strukturen, Prozesse oder Technologien anzunehmen und umzusetzen. Das erfordert digitale Kompetenzen von Mitarbeitern und Vorgesetzten gleichermaßen. Hier wären emotionale Intelligenz oder auch Lern-bereitschaft zu nennen. Denn Tools wie Virtual Offices oder Social Software prägen das neue Arbeitsbild – und verändern es. Trafen sich früher Teams aus unterschiedlichen Standorten zu groß angelegten Meetings, helfen heute verschiedenste Groupware-Lösungen, Mitarbeiter virtuell zusammenzubringen. Ob diese im Büro oder zuhause sind, spielt dann keine Rolle mehr. Ein wesentlicher Punkt bei diesem Wandel ist es somit, die gesamte Belegschaft „mitzunehmen“. Hier bietet sich beispielsweise an, ein Digitalisierungs-Team aus Mitarbeitern unterschiedlicher Unternehmensbereiche und Hierarchie-Ebenen zusammenzustellen. So lassen sich verschiedene Sichtweisen bei der Planung der Transformation integrieren.
Der digitale Wandel braucht Zeit
Der Mehrwert der strategischen Digitalisierungsmaßnahmen wird oft erst mit zeitlicher Verzögerung spür- und messbar sein. Zeitdruck, strenge Arbeitsvorgaben und auch sonst inzwischen überholte Regeln sind daher fehl am Platz. Im Fokus stehen Kooperation und Kommunikation. Das erfordert Ausdauer und Mut, ist aber auf Dauer unerlässlich und kommt allen zugute. Denn gemeinsame und zugleich motivierende Erfahrungen zu machen ist eine wichtige Voraussetzung, um Mitarbeiter zu begeistern. Schließlich identifizieren sie sich nicht mit bestimmten Wertevorstellungen, weil es angeordnet wird. Im Zusammenhang mit einem motivierenden Arbeitsempfinden sind auch flexible Arbeitsmodelle zu nennen, die es ermöglichen, dass Mitarbeiter von überall und arbeitszeitunabhängig arbeiten können. Der Schlüssel liegt also in der Verknüpfung von Orten und Themen, Menschen und Technologien.
Sicherheit hat oberste Priorität
Ein essenzieller Aspekt im Zusammenhang mit dem digitalen Arbeitsplatz ist die IT-Sicherheit beziehungsweise die Sicherheit von sensiblen Unternehmensinformationen. Speziell im Bereich Collaboration, wenn es um das gemeinsame Bearbeiten von Daten in standortübergreifenden Projekten geht, entstehen Risiken. Werden Daten für jeden zugänglich, können diese auch leicht in falsche Hände gelangen.
Bedrohungen von außen – Stichwort Hackerangriffe – sowie das Thema Informationsschutz sollten ebenfalls adäquat behandelt und Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Hier gilt es, je nach Informations- und Sicherheitsbedarf des Unternehmens, individuelle Lösungen zu entwickeln. Ein intelligentes Informationssicherheitsmanagement basiert auf Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität. Um diese Aufgaben zu bewältigen, ist es notwendig, die Sicherheit von Informationen im Digital Workplace nicht als Insellösung zu betrachten. Vielmehr geht es darum, ein smartes Management von sensiblen Unternehmensdaten zu gewährleisten und so die Sicherheit zu erhöhen.
Pragmatisch in die Umsetzung gehen
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass der erfolgreiche Einstieg in die Digitalisierung eines Prozesses mit der Anschaffung einer bestimmten Software erledigt ist. So wird eine Reihe von Software-Produkten zusammengestellt, dann jedoch mangels Zeit oder Know-how keine ganzheitliche Entscheidung zur Software-, Daten- und Sicherheitsstrategie getroffen.
Noch schwieriger ist es, wenn es zu einer intransparenten Entscheidung kommt: Zumeist, indem IT-Abteilung und Fachbereich nicht orchestriert agieren. Das wäre jedoch eine zentrale Führungsaufgabe. Zu beobachten ist ein zunehmend ambivalentes Vorgehen in puncto IT in Unternehmen. Die Herausforderung besteht darin, die Rahmenbedingungen im Unternehmen zu setzen und darin maximalen Freiraum für die Digitalisierung der Prozesse und Systeme zu gewährleisten. Aufgrund ihrer hohen strategischen Relevanz gehört diese Aufgabe ganz oben auf die To-do-Liste von Führungskräften.
Strategische Kooperationen mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern und die Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern bergen zudem Möglichkeiten des Ideen- und Technologietransfers auf Augenhöhe.
Entscheider sollten sich bei jeglichen Maßnahmen im Zuge der Digitalisierung ihrer großen Aufgabe bewusst sein. Wichtig dabei: Schritt für Schritt. So zeigen sich schnell erste Ergebnisse und Erfolge.
Thomas Jupe ist Chief Sales Officer bei Adlon Intelligent Solutions Deutschland
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