Im Mittelstand ist das BI-Competence-Center oft eine virtuelle, abteilungsübergreifende Gruppe, der in der Regel auch ein Mitglied der Geschäftsleitung angehört. Je größer ein Unternehmen, desto eher wird das BI-Competence-Center als eigenständige Organisationseinheit eingerichtet. Stehen wichtige Entscheidungen an, kommt ein Vertreter aus dem Vorstand, beispielsweise der Finanzchef, dazu.
Bei der Gründung des BI-Competence-Center muss eine Situationsanalyse durchgeführt werden, die den Ist-Zustand beschreibt. Die einzelnen Schritte, die in der BI-Roadmap festgelegt sind, können dann im Rahmen einer kontinuierlichen Soll-Ist-Bewertung überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Das ideale BI-Competence-Center ist Unternehmensstrategie-, Fachbereichs- und IT-getrieben. Hier muss jedes Unternehmen für sich den richtigen Mix finden.