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Essenzielle Bestandteile des Datenmanagements
Datenmanagement ist weit mehr als das einfache Im- beziehungsweise Exportieren und Speichern von Daten in ein Data-Warehouse oder Dokumentenmanagement-System. Es ist als integraler Teil eines umfassenden Wissensmanagement-Ansatzes essenziell für den künftigen Geschäftserfolg eines Unternehmens.
Professionelles Datenmanagement umfasst alle Methoden und Techniken, die an der Datenbereitstellung für Geschäftsprozesse beteiligt oder für ihr Gelingen notwendig sind. Und zwar von der Entstehung über die Verwaltung bis hin zur Löschung von Daten.
Aus diesem Grund ist ein unternehmensübergreifendes Datenmanagement-Konzept niemals singulär zu sehen, sondern es sollte in ein allumfassendes und übergreifendes Wissensmanagement-Konzept eingebettet sein. Ziel effektiven Wissensmanagements ist dabei, Mitarbeitern nicht unnötig viele, sondern genau die für ihre konkreten Aufgaben notwendigen Informationen zugänglich zu machen.
Eine gute Datenmanagement-Strategie ermöglicht so die Verfügbarkeit der richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle. Eine Zentralisierung aller Daten reduziert die Kosten für die Aufbewahrung, Verwaltung und Bereitstellung von Informationen. Nicht mehr benötigte Daten können aus dem System entfernt und benötigte in das System einfügt werden. So ist neben der Festlegung und permanenten Überprüfung der Qualität auch die verwendete Struktur wichtiger Bestandteil des Datenmanagements. Denn nur wenn hier die Informationen im Gesamtsystem lesbar gehalten werden, ist ein sinnvolles Datamining oder ein Dokumentenaustausch überhaupt erst möglich.
Jedes Unternehmen verfügt nicht nur über Unmengen von Daten, sondern auch über unterschiedliche Arten davon. Diese werden im Rahmen der Analyse gemäß ihrer Wichtigkeit, Sensibilität und Verwendung in unterschiedliche Klassen eingeteilt. Gleichzeitig wird auch definiert, welche Zielgruppe auf die Daten zugreifen, diese verändern oder gar sicher löschen darf. Im Rahmen eines übergreifenden Daten- und Dokumentenmanagement-Konzepts wird bereits am Anfang der Lebenszyklus der Daten definiert und damit auch die spätere Archivierung sowie die sichere Löschung festgelegt.
Herausforderung für funktionierendes Datenmanagement
Egal für welches IT-System man sich entscheidet, es bleibt immer die reale Gefahr, dass auf wichtige geschäftskritische Daten und Dokumente aufgrund von Anwenderfehlern oder Hardware-Ausfällen nicht mehr zugegriffen werden kann. Ungewollter Datenverlust ist gerade bei produzierenden Unternehmen ein Problem, dass schnell zu Umsatzeinbußen oder Verlusten in mehrstelligen Millionenbeträgen führen kann. Aus diesem Grund muss ein Bestandteil des Management-Konzeptes auch die Datenrettung sein.
Denn eine kürzlich von Kroll Ontrack durchgeführte Studie bringt die häufigsten Ursachen für Datenverluste ans Licht: Deutlicher Spitzenreiter mit 66 Prozent ist demnach der Hardwaredefekt, gefolgt von menschlichem Versagen. Fehlerhafte Software war nur bei sechs Prozent Grund für einen Datenverlust. Ausnahmesituationen wie Naturkatastrophen, Überflutungen, Stromausfälle oder Viren- und Schadprogramme konnten dagegen in nur ganz wenigen Fällen für verloren gegangene Daten verantwortlich gemacht werden.
So muss man leider sagen, dass alle Datenträger beschädigt werden oder ausfallen können, egal welcher Art sie sind. Zwar waren in der Studie vorwiegend Festplatten betroffen, aber auch bei SSDs kommt es immer wieder zu Elektronik-Ausfällen. Und auch Systeme die gerade mit ihrer Ausfallsicherheit werben, wie RAID-Systeme, versagen ihren Dienst.
Unternehmen müssen sich im Rahmen ihres umfassenden Datenmanagement-Konzeptes auf Ausfälle einstellen.
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