Managed Print Services
Mehr als nur Drucker
Über Managed Print Services können Unternehmen Ausfallzeiten der Druckinfrastruktur reduzieren und Verbrauchskosten optimieren. Zukünftig könnten die ausgelagerten Prozesse aber noch mehr leisten. Die beiden Bereiche MPS und Document Management Services werden fast untrennbar verbunden sein.
Obwohl der Austausch von elektronischen Dokumenten seit langem Usus ist, haben auf Papier ausgedruckte Schriftstücke bisher noch nicht an Relevanz verloren. Je nach Zweck wird die eine oder andere Form der Informationsübermittlung für die Geschäftskorrespondenz gebraucht, weshalb Drucker nach wie vor in fast jedem Unternehmen zu finden sind. Managed Print Services (MPS) zielen darauf ab, diese Druckinfrastruktur von Unternehmen effizienter zu gestalten und die Überwachung der Druckerflotte sowie die Versorgung mit Verbrauchsmaterialien an einen Dienstleister auszulagern. Im Idealfall ermöglicht dies eine durchgängige Verfügbarkeit der Geräte sowie eine Optimierung der Verbrauchskosten.
Auf Nummer sicher gehen
Ein Technologie-Anbieter oder Service-Partner verantwortet im Falle von Managed Print Services das gesamte Output-Management, das es stets an die jeweiligen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen und laufend zu kontrollieren gilt. Dieses beginnt bereits bei der Entstehung eines Dokuments und kann sich über die Weiterverarbeitung bis hin zum Druck und der Speicherung, Archivierung sowie Ausgabe und Entsorgung. Der Dienstleister ist also für die Konzeption von geeigneten Lösungen sowie die Planung, Wartung und eventuelle Erneuerung der Druckinfrastruktur zuständig. Daneben kümmert sich das externe Fachpersonal je nach getroffener Vereinbarung um die rechtzeitige Belieferung mit Verbrauchsmaterialien wie Toner oder Druckerpatronen, damit die Geräte stets versorgt und einsatzbereit sind. Ermöglicht wird der proaktive Service durch eine externe Überwachung der Netzwerk-Drucker durch den jeweiligen Dienstleister. Auf diese Weise hat der Partner alle angeschlossenen Geräte und deren aktuelle Zu- und Füllstände im Blick. So werden im Idealfall Ausfallzeiten vermieden und Kosten wie etwa für die Vorlauffinanzierung oder eventuelle Kapitalbindungen für Vorratslager eliminiert.
Enorme Angriffsfläche für Cyberkriminelle
Auch aus Sicherheitsgründen kann eine Auslagerung von Vorteil sein. Da die Flottengeräte an das IT-Netzwerk angeschlossen sind, über diverse Ports und Protokolle kommunizieren, eigene Betriebssysteme aufweisen und über Server-ähnliche Komponenten verfügen sowie teilweise sensible Informationen empfangen und versenden, stellen sie eine enorme Angriffsfläche für Cyberkriminelle dar. Aus diesem Grund gilt es die IT-Sicherheit auch bei Output-Devices mit dem nötigen Ernst zu betrachten. Verfügt ein Unternehmen nicht über Fachkräfte mit entsprechendem Know-how oder sieht Lücken in der eigenen Sicherheitsstrategie, kann eine Auslagerung sinnvoll sein. Dann kümmern sich Fachleute um die Einhaltung der entsprechenden IT-Sicherheitsnormen und die damit einhergehende Implementierung von technischen und organisatorischen Maßnahmen wie dem Schutz der Systeme, etwaige Updates, den Schutz interner digitaler Daten sowie der gedruckten Dokumente.
Aber auch das MPS-Angebot muss sich weiterentwickeln, steigen doch im Zuge der Digitalen Transformation zunehmend auch die Anforderungen an die Dokumentenverarbeitung und legen den Fokus zusehends auf digitale Prozesse, immer stärker weg von reinen Ausdrucken. „Viele kleine und mittelständische Unternehmen haben längst erkannt, dass sie ihre Geschäftsprozesse und Arbeitsweisen digitalisieren müssen. Die Digitalisierung ist zur Existenzfrage geworden“, betont Ingo Wittrock, Director Marketing bei Ricoh Deutschland. Diese Annahme untermauert das Ergebnis der Anfang des Jahres durch IDC veröffentlichten Studie „Print und Document Management in Deutschland 2019“. Demnach sei das papierlose Büro keine allzu ferne Zukunftsmusik mehr. Binnen der nächsten zwölf bis 24 Monate soll sich diesbezüglich ein signifikanter Wandel abzeichnen. Hierzu bemerkt Sabrina Schmitt, Consultant bei IDC Central Europe: „Die Ergebnisse belegen, dass bei den Unternehmen ein Umdenken stattfindet und immer mehr Prozesse und Workflows digital erfolgen. Aus IDC-Sicht ist jedoch nicht allein der digitale Prozess entscheidend, denn zuerst sollte immer die Optimierung der noch vorhandenen Papierprozesse stehen, um auch eine spätere Überführung in einen digitalen Prozess reibungslos umsetzten zu können.“
Dieser Umstand stellt neue Anforderungen an MPS und die Zielsetzung reicht heute weit über die reine Kostenreduzierung und Optimierung des Verbrauchs hinaus. Anbieter richten ihren Fokus auf die Automatisierung und Digitalisierung von dokumentbasierten Prozessen und Workflows – beispielsweise Bestellungen, Rechnungsverarbeitung oder Prozessen der Personalabteilung.
Digitale Arbeit
Im Zuge dessen wachsen die ausgelagerten Services rund um die Druckerflotte und deren Management mehr und mehr mit Document Management Services (DMS) zusammen. Diese Entwicklung wird zukünftig ein wichtiger Teilbereich des digitalen Arbeitsplatzes darstellen. Davon ist auch Ingo Wittrock von Ricoh überzeugt: „Das Druck- und Dokumenten-management hat vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen die größte Hebelwirkung für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Trends und Technologien wie mobiles Arbeiten, Künstliche Intelligenz und Robotic Process Automation (RPA) treiben die Automatisierung weiter voran. Auch der Umstieg auf cloudbasierte Workflow-Lösungen lohnt sich – gerade für den Mittelstand.“ Für Unternehmen, die erste Schritte in diese Richtung machen möchten, kann sich die Zusammenarbeit mit einem entsprechenden Dienstleister anbieten.
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