ERP-Systeme
Branchensoftware versus Standardsoftware
Für viele Unternehmen steht der Sprung von manuellen – und häufig noch papierbasierten – Abläufen hin zu einem ERP-System noch bevor. Eine grundsätzliche Frage, die sich stellt: Ist eine Standardsoftware ausreichend oder ist der Einsatz einer Branchensoftware sinnvoller?
Ob IT, Handel oder Produktion – smart gesteuerte Unternehmensprozesse entscheiden heute branchenübergreifend über den Unternehmenserfolg. Gleichzeitig müssen die Prozesse so flexibel sein, dass Firmen schnell auf Veränderungen reagieren können. Das sind zum Beispiel neue Kundenerwartungen, ein erweiterter Artikelstamm oder Wachstum mit neuen Standorten. Für die Steuerung der Prozesse und Geschäftsabläufe nutzen die meisten Unternehmen bereits ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System. In diesem zentralen Nervensystem laufen alle Daten zusammen und werden entlang der Wertschöpfungskette abgebildet. Informationen werden dabei nicht nur gesammelt, sondern zur Planung und Steuerung der Prozesse digitalisiert, vernetzt und ausgewertet.
Mit einer smarten ERP-Lösung erreichen Unternehmen einen gewissen Automationsgrad, der bei hohem Wettbewerbsdruck entscheidend sein kann. Voraussetzung dabei ist, dass sie ganzheitlich arbeitet und weitere Anwendungen, wie zum Beispiel ein Customer Relationship Management (CRM), ein Dokumentenmanagement-System oder ein Rechnungswesen, integriert werden können. Nur so erreichen Unternehmen lückenlose digitalisierte Prozesse und Automation.
Ein Blick in die Praxis
Die Realität im Mittelstand sieht aber häufig ganz anders aus: Insellösungen, manuelle – häufig noch papierbasierte – Abläufe und der starke IT-Fachkräftemangel bremsen Mittelständler massiv aus. Oft verschlingt allein das Tagesgeschäft so viel Kapazität, dass die eigene Digitalisierung sich mehr und mehr zum Damoklesschwert anstatt zum Wachstumstreiber entwickelt.
Ein Beispiel: Ein mittelständischer Großhändler und Maschinenbauer will seine Vertriebs- und Buchhaltungsprozesse sowie den Kundenservice verbessern, um sich wettbewerbsfähiger aufzustellen. Denn obwohl 19 Mitarbeiter jährlich rund 6.000 Artikel und 2.500 Aufträge verwalten, erledigten sie viele Arbeitsschritte noch manuell mit Handzettel und Fax. So fiel es der Geschäftsleitung sehr schwer, Unternehmensprozesse aktiv zu steuern und dem Wettbewerbsdruck sowie schnellen Reaktions- und Lieferzeiten langfristig standzuhalten.
Das Unternehmen entschied sich dazu, eine ERP-Branchenlösung für Großhändler einzuführen, um seine Prozesse umfassend zu digitalisieren. Alle Daten über Kunden und Maschinen beziehungsweise Waren laufen zentral zusammen und lassen sich zueinander in Bezug setzen. Die automatischen Workflows verschaffen Zeit für wesentliche Aufgaben. Gleichzeitig wurden Lösungen für die Finanzbuchhaltung, Telefonie und das Dokumentenmanagement in die ERP-Lösung integriert. MIttlerweile hat das Unternehmen seine Prozesse zu 75 Prozent digitalisiert, verbringt 30 Prozent weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und bearbeitet 50 Prozent mehr Aufträge in der gleichen Zeit. Sicher ist damit die Digitalisierung nicht abgeschlossen, aber eine passgenaue Branchen-Software ist flexibel genug, um mit dem Unternehmen weiter zu wachsen und dynamisch zu agieren.
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