Unternehmenskultur
Die Krux mit neuen Tools
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Tschüss “Ja, aber”, Willkommen “Ja, und”!
Doch in der heutigen Unternehmenskultur fällt es immer noch schwer, neue Tools trotz ihrer offensichtlichen Vorteile in Arbeitsabläufe zu integrieren. Lange Zeit lautete die Vorgabe für IT-Abteilungen: "Never change a running system." Das aber zwang sie häufig in die Rolle des Blockierers. Heute soll und muss die IT-Abteilung als Möglichmacher ganz selbstverständlich an Meetings auf Führungsebene teilnehmen und eine zentrale Rolle bei wichtigen Entscheidungen und zukunftsgerichteten Strategien einnehmen. Auch der Dialog mit den Fachabteilungen darf dabei nicht fehlen: Um die passenden Tools für Wissensarbeiter auszuwählen, müssen IT-Entscheider die Anwender wirklich verstehen und ihnen auch helfen wollen.
Ideal wäre es, an einer Kultur zu arbeiten, die Offenheit für neue Denkansätze beweist und die Neugier auf frische Technologien am Arbeitsplatz fördert. IT-Abteilungen sollten auch in Zukunft das letzte Wort haben, wenn es um die IT-Landschaft geht, und stärker ihre Verantwortung wahrnehmen, ein maßgeblicher Treiber in Sachen offener Denkkultur sein. Dazu gehört beispielsweise ein kontinuierlicher Austausch mit den Anwendern. Stellt man sich vor, dass die IT in regelmäßigen Abständen kleine Assessments mit der Belegschaft durchführt, um rauszufinden, wie die Bedienung der Tools klappt oder ob der Funktionsumfang für alle Jobanforderungen ausreicht, können schlechter Laune und Unproduktivität aufgrund aufgezwungener Tools Einhalt geboten werden. Gleichzeitig kann man auf diesem Weg Mitarbeiter über neue Funktionen aufklären und Hinweise zur besseren Nutzung geben. Standardisierte Prozesse und Formulare, so bürokratisch sie auch scheinen, beschleunigen den Weg von Anforderung zu Umsetzung.
Sind auch wirklich alle an Bord?
Vor und bei der Einführung neuer Software sollten grundsätzlich alle involvierten Parteien in den Entscheidungsprozess miteinbezogen werden. Die einzelnen Fachabteilungen können praktische, innovative Investitionen vorschlagen, und das Unternehmen sollte so aufgestellt sein, dass schnell eine Entscheidung gefällt und die neue Technologie implementiert wird. Ziele sollten am Erfolg und der Zufriedenheit der Teams über den Einsatz der Technologie ausgerichtet sein. Ganz klar ist dabei allerdings auch, dass die Sicherheit des Unternehmens, die Sicherheit des Prozesses an erster Stelle steht. Die Freigabe eines Tools muss immer von oben kommen, um Sicherheitsrisiken und Produktivitätsverlusten vorzubeugen, und Nutzer müssen konsequent miteinbezogen werden. Die aktuelle Studie des Digitalverbands Bitkom “Spionage, Sabotage und Datendiebstahl –
Wirtschaftsschutz in der vernetzten Welt” zeigt erneut, dass die meisten Sicherheitsprobleme durch unzureichend sensibilisierte Mitarbeiter verursacht werden. Die Einführung neuer Tools ist stets ein iterativer Prozess, bei dem fortlaufend die sich wandelnden Anforderungen erfasst, Lösungen getestet und optimiert werden. Nur so sind langfristig die Mitarbeiterzufriedenheit, die Sicherheit und der Erfolg des Unternehmens gewährleistet.
Marc Paczian ist Solutions Architect und Kulturbotschafter
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