Druckserver oder direktes IP-Drucken
Drucker in der IT-Architektur
Wie sich das Output-Management in Unternehmen gestaltet, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Häufig kommen Druckserver zum Einsatz, die allen Mitarbeitern den Zugriff auf die Druckdienste ermöglichen – dennoch sollte das direkte IP-Drucken nicht sofort verworfen werden.
Ob Mitarbeiter oder Führungskräfte – in Unternehmen wird täglich gedruckt, gescannt oder gefaxt. Wie die Geräte jedoch ins Unternehmensnetzwerk eingegliedert sind, unterscheidet sich innerhalb der Firmen: Vor allem große Unternehmen greifen immer häufiger auf Printserver zurück. Diese lassen sich durch im Gerät integrierte Netzwerkkarten oder externe Geräte, die über USB, Ethernet oder einen Parallel-Port mit dem Drucker verbunden werden, realisieren. Der Drucker beziehungsweise der angeschlossene Druckserver wird dann mit einem Router oder einem Switch verbunden – auch eine Einbindung via WLAN ist möglich. Ein Druckserver kann dabei eine ganze Druckerflotte – inklusive der Geräte anderer Standorte – integrieren.
Die Zentralisierung der Druckerflotte bietet Unternehmen die Möglichkeit, das Druckaufkommen nachzuvollziehen. Von wem, wann, wie und wo gedruckt wird, gibt Aufschluss über die Druckkosten und die Auslastung der Flotte. So können beispielsweise Geräte umgestellt oder besser verteilt werden. Zudem lassen sich für die Drucker Zugriffskontrollen einrichten, sodass jeder Mitarbeiter nur auf seine eigenen Aufträge zugreifen kann. Dies und die durch den Server entstandene IT-Architektur tragen zur Sicherheit der Unternehmen bei. Das BSI empfiehlt Unternehmen sogar, das Drucknetzwerk vom restlichen Firmennetz zu trennen. Auch die IT-Abteilung profitiert von der Zentralisierung: Fehler können dadurch von einer einzelnen Stelle aus behoben werden – IT-Fachleute an jedem Standort entfallen damit.
Sendet ein Mitarbeiter einen Druckauftrag, wird dieser – verschlüsselt durch ein TCP/IP-Protokoll – zunächst an den Server geschickt. Dort findet dann das Spooling, das Lagern der zu bearbeitenden Aufträge, statt, bevor es zur eigentlichen Verarbeitung geht. Dadurch wird die Rechenlast von den Mitarbeiter-PCs genommen und sie stehen für dringlichere Aufgaben zur Verfügung. Wichtige oder eilige Aufträge können auf dem Server priorisiert werden. Bei großen Druckaufträgen zwischen Außenstellen und dem Druckserver kommt es jedoch auch zu einer hohen WAN-Belastung. Es kann dadurch zu Netzwerkproblemen und -ausfällen kommen.
Setzen Unternehmen hingegen auf direktes IP-Drucken, besteht die Möglichkeit eines Datenstaus. Druckaufträge, die wegen des erhöhten Druckaufkommens nicht sofort bearbeitet werden können, befinden sich in einer Warteschleife. Handelt es sich dabei um dringende Dokumente, haben die Verantwortlichen keine Möglichkeit, diese zu umgehen. Dennoch, auch das IP-Drucken hat seine Vorteile: Vor allem kleine Unternehmen oder diejenigen mit einem geringen Druckvolumen sparen sich bei dieser Variante die teure Anschaffung der Hardware und Software, die für den Betrieb eines Printservers benötigt wird. Zudem sollte nicht vergessen werden, dass der Server einer regelmäßigen Wartung bedarf. Direktes IP-Drucken funktioniert hingegen sogar ohne Internetverbindung – eine Anforderung, die das IT-Sicherheits-gesetz an bestimmte Geschäftszweige stellt. Je nach Anzahl der Mitarbeiter beziehungsweise der Computer und Drucker fällt jedoch die regelmäßige Installation der Treiber an: Während die Installation und Aktualisierung der Treiber über den Printserver automatisch verläuft, müssen Druckertreiber beim direkten IP-Drucken zunächst manuell auf den Endgeräten der Anwender installiert und regelmäßig aktualisiert werden.
Entscheidend sollte bei der Wahl immer das Einsatzszenario der Geräte sein: Die zentralen Aspekte, die Unternehmen beachten sollten, sind das Druckvolumen, die Standortverteilung und die Infrastruktur. Dabei sollte nicht außer Acht gelassen werden, dass durchaus auch Mischmodelle realisierbar sind: Druckserver lassen sich auf diese Weise für unternehmensweit genutzte Anwendungen wie CRM und ERP nutzen, während lokale und kritische Infrastrukturen durch direktes IP-Drucken Daten an die Endgeräte senden.
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