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Videokonferenzen

Echtzeitkommunikation zu geringen Kosten

30. Juli 2015, 11:38 Uhr | Markus Michael, Managing Director bei Byon

Fortsetzung des Artikels von Teil 1

Die Technik im Unternehmensalltag

Wie sieht es nun mit der Nutzung von Videokonferenzen im Alltag aus – verglichen mit klassischen Telefonkonferenzen? Videokonferenzsysteme galten lange Zeit als zu schwerfällig in der Bedienung, so dass Meetings oftmals von einem Administrator vorbereitet werden mussten. Im schlechtesten Falle musste dieser auch noch während der Konferenz als Moderator anwesend sein.

Solche Szenarien zählen zur Vergangenheit. Videokonferenzsysteme haben sich wie die Kommunikationstechnik im Allgemeinen in den vergangenen Jahren stetig weiterentwickelt. Viele Hersteller haben die Menüführung angepasst und damit die Einrichtung einer Konferenz erheblich erleichtert. Viele Systeme lassen sich heutzutage mit einem Knopfdruck verbinden und Fernbedienungen bestehen teilweise nur noch aus wenigen Tasten. Im direkten Vergleich mit einem Telefonkonferenzsystem lässt sich ein modernes Videokonferenzsystem heute genauso leicht bedienen wie sein rein Audio-basiertes Pendant. Konferenzen lassen sich einfach und bequem über eine Web-Plattform im Browser erstellen und direkt daraus an die entsprechenden Teilnehmer per E-Mail versenden. Alternativ können, je nach eingesetztem System, auch einfach eine E-Mail-Adresse oder Nummer direkt gewählt werden.

Technische Anforderungen
Bei der Anschaffung eines Videokonferenzsystems sollten sich Unternehmen fachmännisch beraten lassen. Als erstes gilt es technische Anforderungen zu klären: Welches System passt zu dem vorgesehenen Raum? Wie viele Teilnehmer sollen abgebildet werden? Welche Datenleitungen und Geschwindigkeiten werden benötigt? Werden Desktop oder mobile Systeme angeschafft? Wie geht die Einbindung vonstatten? Videokonferenzsysteme sind wie kein anderes Medium von den zur Verfügung stehenden Leitungskapazitäten von Hardware und Netzwerk abhängig.

Auch wenn ausgereiftere Codecs die zur Verfügung stehenden Ressourcen besser ausnutzen, wird die Notwendigkeit nach mehr Bandbreite immer größer. Im Fall der Videokonferenzsysteme sollte diese mindestens zwei MBit/s im Up- und Downstream-Bereich leisten, um Konferenzen in bestmöglicher Qualität zu ermöglichen. "Bei der Auswahl der Geräte sollte die bisherige Infrastruktur berücksichtigt werden", rät Udo Thermer. "Einheitliche Geräte vereinfachen die Administration sowie die Nutzung neuester Möglichkeiten."

Online-Meetings zunehmend gefragt
Dorothea Faust, Projectplace Country Marketing Manager DACH, Benelux & Frankreich: "Da sich unser Arbeiten immer stärker internationalisiert, nimmt auch die Bedeutung von Online-Konferenzen immer weiter zu. So lässt sich vor allem durch Videokonferenzen Nähe erzeugen und ein Teamspirit aufbauen. Wir bei Projectplace haben in unser Online-Collaboration-Tool schon lange die Funktionalität von Online-Meetings integriert. Seitens der Kunden wird diese Funktion übrigens nicht nur sehr geschätzt, sondern auch überproportional genutzt."